Угрозы для СЭД

Успех внедрения той или иной системы электронного документооборота (СЭД) невозможен без учета потенциальных внутренних и внешних угроз, которые могут помешать успешно выполнить проект внедрения. Соотношение продуктивных и безрезультатных внедрений является едва ли не главной коммерческой тайной любого поставщика подобных систем. Но угрозы для СЭД существуют не только до внедрения – они сопутствуют всему жизненному циклу системы. О том, как защитить систему от потенциальных угроз, мы попросили рассказать экспертов.

Прежде чем приступать к изучению предложенного продукта, заказчики все чаще задают вопрос: "В какой компании уже внедрена ваша система?". Чтобы поставщику СЭД было что ответить, а заказчик смог порекомендовать выбранную СЭД своим партнерам, Вячеслав Дмитриенко, руководитель направления по развитию системы "Мотив" в Украине, выделил два ключевых шага: "Первый – это предпроектное исследование бизнес-процессов компании-заказчика и изначальное информирование о выявленных "подводных камнях", которые могут стать на пути к успешному внедрению СЭД. А второй – это максимальное использование опыта предыдущих проектов внедрений и учет прошлых ошибок.

Для этого очень часто создаются выделенные внедренческие центры, с собственными методологиями внедрения того или иного продукта, что в конечном результате позволяет предоставить заказчику действительно профессиональные и компетентные услуги.

Когда же система уже выбрана, я бы выделил три основные угрозы:

  • неудачное внедрение;
  • внутреннее сопротивление сотрудников;
  • угроза получить немасштабируемую систему, которая не сможет перестраиваться параллельно с ростом бизнеса и усложнением бизнес-процессов компании".

Наиболее эффективным способом защиты от таких угроз г-н Дмитриенко считает привлечение к выбору СЭД не одного-двух, а всех сотрудников, которые в дальнейшем будут работать в этой системе: "Нужно, чтобы они сами сказали, какая из предложенных систем более функциональна, более удобна и понятна, – решение о выборе СЭД должно приниматься коллегиально.

Далее я бы не рекомендовал внедрять систему собственными силами, поскольку всегда лучше, если это делает квалифицированный специалист с опытом, кроме того, всегда срабатывает психологический фактор: к привлеченному специалисту ваши сотрудники будут больше прислушиваться и всячески ему содействовать. 

Если говорить о внутреннем сопротивлении, то тут обязательно должен быть использован и "кнут", и "пряник". Вариант "или" помогает редко. При этом до всех сотрудников должна быть донесена информация, что отныне в обход СЭД документооборота в компании быть не может. А с другой стороны, очень полезным может быть проведение обучающих семинаров с ролевыми играми, которые смогут не просто научить правильно работать в системе, но и заинтересовать их самим процессом использования системы и донести реальные преимущества электронного документооборота перед традиционным".

Иван Страшилин, главный аналитик, MCSE, MCDBA компании "Оптима-Украина", считает, что анализ угроз при внедрении СЭД сводится в основном к оценке таких характеристик:

  • Адекватность – оперативная поддержка актуальности любого бизнес-процесса, позволяющая системе постоянно поддерживать его максимальную эффективность.
    Решение: СЭД должна не тормозить рост компании, а подталкивать, ускорять его. Для этого ей необходимо иметь визуальные средства проектирования как бизнес-процессов, так и рабочих мест и удобный для рядовых ИТ-специалистов механизм реализации специфической бизнес-логики.
  • Безопасность – обеспечение защиты системы от внутренних и внешних угроз.
    Решение: СЭД должна обеспечивать многоуровневую систему разграничения доступа, вести мониторинг действий пользователей и администраторов, поддерживать ЭЦП, криптографическую и антивирусную защиту. Для государственных структур важно наличие сертификации СБУ на соответствие законам Украины об ЭЦП и электронном документообороте.
  • Масштабируемость – возможность неограниченного совершенствования и расширения системы в количественных и качественных характеристиках.
    Решение: СЭД должна уметь обрабатывать любую информацию, иметь возможность управления бизнес-процессами, поддержку всех корпоративных СУБД с возможностью оперативной миграции по мере роста заказчика, ролевую структуру, веб-интерфейс.
  • Стоимость владения – реальные затраты на сопровождение и развитие СЭД. Является наиболее критичной угрозой.
    Решение: идеальный вариант, когда сопровождение и развитие осуществляется ИТ-специалистами компании с минимальным привлечением внешних консультантов.

Даже небольшое несоответствие внедряемой системы желаемому уровню данных характеристик может привести к значительным рискам внедрения.

Сергей Кувеко

2008.05.15
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".