Значение и эффективность СЭД

Значимость организации документооборота сегодня трудно переоценить. Благодаря ей вместо никому не понятного хаоса в компании появляется культура работы с документами. Говоря о важности организации документооборота, наши эксперты рассказывают, за счет чего достигается эффективность использования СЭД.

Значение организации документооборота

"Важность документооборота для жизни организации зависит от того, насколько важен для достижения бизнес-целей компании участок работы, автоматизированный с помощью технологий СЭД, – считает Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов компании "ABBYY Украина". – Например, в крупных компаниях существует организационно-распределенный документооборот, в рамках которого должны быть реализованы функции, связанные с регистрацией документов, заданием маршрутов их движения и отслеживанием исполнительской дисциплины. Насколько автоматизирован этот участок в конкретной организации, зависит от ее целей. К примеру, для государственных органов данный участок имеет большое значение, так как эта работа является важной частью их основной деятельности".


Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов
компании "ABBYY Украина"

Г-н Бейрак убежден, что для любой компании, деятельность которой связана с эксплуатацией большого количества сложного оборудования (энергогенерирующие компании, телекоммуникационный сектор и т.д.), очень важно правильное ведение архивов эксплуатационной документации, поскольку от скорости и удобства поиска необходимых документов зависит скорость ремонта вышедшего из строя оборудования и ликвидации аварий. Компаниям, связанным с производством и введением в эксплуатацию сложного технического оборудования, важно наладить технически правильное ведение конструкторской документации с отслеживанием всех изменений, вносимых в нее. Решение этой задачи также обеспечивает система электронного документооборота. Все эти примеры подтверждают тот факт, что отвечающие за развитие бизнеса люди могут и не подозревать о том, что задачи их бизнеса решаются с помощью технологий СЭД, но, тем не менее, это так.

"Значимость такого управленческого инструмента, как СЭД, связана в первую очередь с этапом развития компании, видом деятельности и отраслевой спецификой, – говорит Алексей Острийчук, генеральный директор компании "Оптима-Украина". – Не стоит забывать, что если в госучреждениях документ является продуктом их деятельности, то в бизнесе документ или другой информационный объект выполняет не только функции носителя информации, но и ключевые управленческие функции. К ним, в частности, относятся управление структурой предприятия, регламентация бизнес-процессов деятельности предприятия, подразделений и отдельных сотрудников, функции контроля и учета этой деятельности. То есть требования, предъявляемые к СЭД в госучреждениях и коммерческих организациях, зачастую несовместимы. Хотя следует отметить, что среди приоритетов госучреждений все чаще появляются требования по реализации именно управленческих функций. Естественно, появление и качественное выполнение перечисленных управленческих функций необходимо предприятию с определенного этапа развития и зависит от специфики отрасли".

Средства достижения эффективности СЭД

Так за счет чего же достигается эффективность использования СЭД?

"На эффективность любых информационных систем, в том числе СЭД, влияет множество факторов, – говорит г-н Бейрак. – Прежде всего это правильное описание бизнес-процессов и корректная постановка задачи, то есть правильное описание бизнес-процессов после автоматизации. Для эффективной работы СЭД большое значение имеют правильный ввод в систему исторического справочника, правильные настройки системы, качество обучения персонала, соблюдение всех регламентов эксплуатации системы. Как и в других информационных системах, нарушение в любой из компонент влечет за собой неэффективность использования системы и неудовлетворительный результат проекта. В этом отношении значительных различий между СЭД и другими информационными системами нет".


Алексей Острийчук, генеральный директор компании "Оптима-Украина"

По мнению г-на Острийчука, главный фактор, влияющий на эффективность СЭД, – это гибкость при адаптации и настройке: "Все понимают, что невозможно создать универсальный инструмент управления, в котором будет учтена специфика каждого предприятия. Следующее, на что стоит обратить внимание, – масштабируемость решения. Зачастую отечественные компании демонстрируют феноменальные для мировой экономики показатели роста, а инвестировать в инструмент управления, который не обеспечивает поддержку этого роста, экономически нецелесообразно. И, пожалуй, еще одним фактором эффективности СЭД является возможность её интеграции с уже внедренными системами. Как минимум, на момент начала внедрения СЭД на предприятиях уже развернута какая-либо автоматизированная система бухгалтерского учета. А один из принципов бухгалтерского учета – это, как известно, документационная доказуемость".

Более подробно о важности систем электронного документооборота можно будет узнать на конференции-выставке "DOCFLOW Украина 2008", которая пройдет 16 сентября в Киеве.

— Сергей Кувеко

2008.08.28
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".