СЭД: коротко о главном

Системы электронного документооборота обладают на сегодняшний день достаточно широким функционалом. Однако, определяясь с выбором системы, заказчики в первую очередь обращают внимание на их главные функции. О том, что сегодня наиболее востребовано в СЭД, рассказывают эксперты.

Светлана Спирина, начальник отдела систем электронного документооборота компании "Банкомсвязь":

В настоящее время одним из ключевых факторов успеха является быстрая адаптация бизнес-процессов к любым изменениям и требованиям рынка. Как показывает мировая практика, более эффективно и быстро сегодня развиваются компании, использующие СЭД.

Опыт работы в области внедрения показывает, что современная СЭД должна включать всю цепочку движения документа – от его появления до передачи в архив. Она должна быть гибкой, масштабируемой, универсальной (построение единой иерархической системы сбора информации), а также способной одновременно автоматизировать работу большого количества подразделений, обеспечивая при этом эффективное взаимодействие с внешними организациями. Эта система обязательно должна быть надежной и обладать высокой экономической эффективностью.

Александр Фабричников, заместитель директора компании "Бизнес-Интеллект":

Несколько лет назад основными потребителями СЭД были органы власти и местного самоуправления. Однако за последние годы ситуация изменилась. Ряды заказчиков СЭД пополнились коммерческими организациями. И именно рыночная ситуация определяет новые требования к функциональным возможностям систем электронного документооборота.

Сейчас заметно разделение СЭД, представленных на рынке, на две основные группы: ориентированные на государственные органы и ориентированные на бизнес.

Для традиционных СЭД, ориентированных на госорганы, наиболее важными функциями являются:

  • быстрый поиск документа по его реквизитам;
  • определение местонахождения документа на маршруте движения;
  • текущий статус документа в разрезе его жизненного цикла;
  • возможность замещения рецензента в процессе движения документа по маршруту.

Для бизнес-ориентированных систем электронного документооборота требования несколько иные:

  • быстрый полнотекстовый поиск документа;
  • гибкая привязка маршрутов движения к бизнес-процессам;
  • надежная работа удаленных пользователей через любые доступные каналы связи;
  • возможность построения учетных систем на основе СЭД.

Я думаю, что в недалеком будущем по функциональности СЭД приблизятся к ERP-системам.

Петр Козлов, руководитель проекта разработки систем электронного документооборота компании "Инфоплюс":

В последнее время клиенты ждут от систем управления данными помощи в организации и управлении бизнес-процессами предприятия. Проблема хранения данных и обеспечения доступа к ним отошла на второй план.

Система должна дать возможность собрать огромное количество первичной информации и, переработав ее, выдать компетентным лицам несколько конечных показателей.

А если правильно формализовать процессы внутри компании, можно добиться автоматизации документооборота. Система не позволит сделать "лишний" шаг. Более того, она сама, следуя алгоритму, предоставит документ "на подпись" нужным людям.

Вячеслав Дмитренко, руководитель направления прямых и партнерских продаж компании "ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Украина":

Классический функционал СЭД – поддержка всего жизненного цикла документа (делопроизводство, документооборот и архивное хранение) – уже не актуально называть самым востребованным, подразумевается, что все это и так реализовано в любой современной системе документооборота. Дело в том, что сегодня само понятие электронного документооборота настолько обширно, что под проектом внедрения СЭД зачастую скрывается комплексная регламентация и автоматизация не только документов, но и всех бизнес-процессов предприятия. Учитывая, что у каждого заказчика свои специфика и бизнес-задачи, обобщить и выделить какой-то функционал СЭД, назвав его наиболее востребованным, было бы неправильно. К примеру, в последнее время мы отмечаем тенденцию к повышению интереса к решениям СЭД со стороны банковского сектора и крупных промышленных холдингов. Этим клиентам, помимо классического функционала СЭД, требуются индивидуальные решения их задач "под ключ". Такое требование отчасти продиктовано тем, что на момент начала внедрения СЭД у них как минимум уже развернута какая-либо автоматизированная система бухгалтерского учета, корпоративная СУБД и файловое хранилище. В данной ситуации одним из ключевых требований заказчика является построение такой СЭД, функционал которой позволял бы автоматизировать обмен данными с другими информационными системами компании, и чтоб такая СЭД была интегрирована в единую централизованную систему управления. То есть наблюдается тенденция, когда задача построения единого информационного пространства предприятия именно на базе СЭД становится наиболее востребованной.

Игорь Зенин, директор компании "Мотив Уа":

Удобство пользования и дружелюбность – вот то, что сегодня может быть весомым преимуществом среди множества систем с "клонированным" функционалом. Как и в любой технической эволюции при достижении функциональной достаточности следует развивать "юзабилити". Первое, что видит потенциальный пользователь, выбирая систему, – это интерфейс программы, в которой ему, возможно, придётся работать несколько лет или предлагать эту систему своим коллегам и руководству. Даже не вдаваясь в тонкости существующего функционала, пользователь должен ощущать удобство пользования системой. Ежедневно, ежечасно, ежеминутно. Ведь часто СЭД становится основным инструментом работы и рабочего общения. Интуитивно понятные средства управления значительно легче и быстрее становятся частью корпоративной культуры. Это особенно актуально для пользователей, которые недавно освоили современные компьютеры и ещё не забыли, что такое счёты. Прекрасно, если система ещё и позволяет настраивать личное рабочее пространство "под себя".

Наверняка, кто-то возразит, заметив, что именно функциональные способности системы являются основным критерием при выборе СЭД. Это действительно так, а несколько лет назад было ещё более актуально. Но расширять функционал до бесконечности невозможно, да и просто вредно. В этом случае система превращается в неповоротливого "монстра" – трудно разворачивается, "тяжела" для внедрения и обучения персонала. К тому же в большинстве случаев имеет много избыточного функционала, за наличие которого заплачены деньги, но в реальной работе он не используется.

"Военный" подход, когда важны только надёжность и работоспособность, можно считать историей. Стремление пользователей к визуальной "симпатичности" и простому управлению – абсолютная норма. И разработчики должны эту норму соблюдать, а лучше – предвосхищать, создавая новую культуру СЭД. Переход от командной строки к голосовому управлению – вот индикатор развития технической культуры. Уверен, недалеко и до телепатически управляемых систем. Я думаю, будет очень занимательно создавать проекты и ставить задачи просто представив конечный результат.

В целом хорошая система должна быть по умолчанию понятна и удобна как начинающему, так и уверенному пользователю. И этим мотивировать к работе.

Инна Лазаренко, менеджер по проектам компании DiGit:

С момента начала активного продвижения МФУ для корпоративного сегмента ситуация с электронным документооборотом коренным образом изменилась. В результате такого изменения производители оборудования для офисной печати стали развивать инструменты для работы с электронными образами документов.

Сегодня многофункциональные устройства, помимо традиционных функций печати, копирования и сканирования, представляют собой инструмент, позволяющий ИТ-службам устанавливать списки пользователей, ограничивать доступ к информации и функциям устройства, обеспечивать защиту данных и управлять потоками электронных образов. Вышеуказанные функции обеспечиваются за счет расширения возможностей оборудования и утилит, которыми данная техника комплектуется, стандартно или опционально. Кроме того, заказчик выдвигает к СЭД практически такие же требования, как и к ПК: соответствие международным и внутренним стандартам организации, возможность создания электронных архивов документации, долгосрочность хранения данных, многоуровневая защита доступа.

Елена Горлова, директор направления "Системы управления корпоративной информацией" компании Eclipse SP (Sigma group):

Сегодня системы электронного документооборота являются одним из наиболее динамично развивающихся сегментов рынка ИТ. Если раньше во внедрении СЭД были заинтересованы в первую очередь государственные органы, то сегодня акценты смещаются в сторону финансовых учреждений, а также производственных и торговых компаний.

В связи с этим можно говорить о разделении потребителей СЭД на две категории:

  1. Компании, внедряющие СЭД для автоматизации бизнес-процессов. Это, как правило, компании финансового сектора и государственные органы. В данном случае наиболее серьезные требования выдвигаются к модулю workflow. Он должен располагать графическим инструментарием для моделирования процессов, возможностью создания сложных маршрутов документов, контроля движения документа по маршруту и сложной системой уведомлений и напоминаний, возможностями интеграции ЭЦП.
  2. Компании, внедряющие СЭД, "чтобы вся нужная информация была под рукой". Зачастую это организации с распределенной структурой или группы компаний с диверсифицированной деятельностью, нуждающиеся в едином информационном пространстве, в котором сотрудник легко может найти необходимую информацию. В данном случае целесообразным является скорее внедрение портала с элементами документооборота, который предоставит доступ ко всем корпоративным системам и информационным материалам, а также возможности управления задачами и совещаниями, ведения онлайн-дискуссий и т.д.

Игорь Кадученко, директор департамента систем организационного обеспечения компании RGdata:

Сегодня в СЭД наиболее востребованы:

  • наличие браузера "Интернет-клиент", поскольку Web-доступ упрощает работу как администратора при установке и настройке системы, так и рядового пользователя за счет упрощенного доступа к документам с любого рабочего места;
  • наличие упрощенного интерфейса с минимальным набором функций и максимальной информативностью;
  • встроенные графические редакторы учетных регистрационных форм документов и моделей бизнес-процессов;
  • гибкий режим извещений как средствами самой системы, так и посредством электронной почты и мобильной связи;
  • стандартный формат обмена сообщениями, утвержденный на государственном уровне, для обмена документами и атрибутами между разнородными системами документооборота;
  • возможность использования электронно-цифровой подписи внутри организации и за ее пределами.

— Сергей Кувеко

2008.09.19
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".