Алексей Журба, директор департамента информационных технологий Группы компаний "Союз-Виктан": "Внедрение ERP-системы – необходимость, продиктованная бизнесом"

Система "Галактика Enterprise Resource Planning (ERP)" позволяет в едином информационном пространстве оперативно решать главные управленческие задачи и обеспечивать менеджеров различного уровня управления необходимой и достоверной информацией для принятия решений. Именно такая система была внедрена девять лет назад в компании "Союз-Виктан". Об особенностях внедрения системы на предприятии, о том, насколько ее функционал соответствует бизнес-задачам компании, рассказывает Алексей Журба, директор департамента информационных технологий Группы компаний "Союз-Виктан".

Давайте в начале беседы дадим краткую характеристику объекта автоматизации.

"Союз-Виктан" (Украина) – крупнейший отечественный производитель алкогольных напитков, украинская часть Группы компаний "Союз-Виктан".

Предприятие основано в 1994 году, на этапе формирования украинского алкогольного рынка. Основное производство сосредоточено в Крыму, на одном из крупнейших в Европе алкогольных заводов, открытом в 2000 году. Компания стала первым предприятием в Украине, внедрившим международный стандарт качества ISO 9001, а также единственным предприятием, работающим в соответствии с международным стандартом безопасности пищевой продукции ISO 22000:2005.

Объем производства водки в Украине по итогам 10 месяцев 2007 г. составил 3,5 млн. дал. (8,4 % украинского рынка производства), слабоалкогольных напитков – 907 тыс. дал. (10,7 %), коньяка– 261тыс. дал. (10,1 %), вина – 568 тыс. дал. (4,5 %).

В 1998 году (когда начался проект автоматизации) компания представляла собой единое предприятие.

Сегодня "Союз-Виктан" – это Группа компаний, которая включает в себя множество предприятий, и не только в Украине. Система "Галактика ERP" была внедрена в компании "Союз-Виктан ЛТД", которая сейчас имеет офисы в Киеве и Симферополе. Общая численность сотрудников компании – около 800 человек. Основная сфера деятельности – производство ликероводочных изделий, слабоалкогольных напитков и минеральной воды.

Чем было вызвано решение "Союз-Виктан" автоматизировать свою деятельность на базе ERP-системы?

Компания активно развивалась, и мы предполагали, что ее бурный рост и развитие потребуют наличия системы с большими возможностями, имеющей более гибкую архитектуру, чем та, которую мы использовали на момент внедрения. Не могу сказать, что мы столкнулись с серьезными проблемами именно в тот момент и что именно проблемы побудили нас к поиску. Но планы строились на перспективу, и было видно, что если мы не сталкиваемся с ними сейчас, то обязательно столкнемся через 1-2 года. Поэтому было решено предупредить ситуацию, и, как показала практика, мы не ошиблись.

Какие цели Вы ставили перед проектом?

Цели были разделены на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные цели были необходимы для оценки результатов первого этапа внедрения (можно сказать, пилотного проекта), среди них – уменьшение задержек, связанных с отгрузкой готовой продукции, получение более точных результатов учета (на тот момент мы не имели возможности вести партионный учет продукции и материалов). Необходимо было ускорить сроки закрытия учетного периода для получения объективной картины по предприятию, а также достичь большей прозрачности учета. На перспективу было желание получить гибкую и масштабируемую систему, позволяющую бизнесу успешно и эффективно развиваться.

Почему была выбрана именно система "Галактика ERP"?

В 1998 году были сформулированы цели проекта, мы начали изучать рынок решений и искать системы, удовлетворяющие нашим потребностям. В 90-е годы выбор ERP-систем был существенно меньшим, чем сейчас. В основном, это были западные системы, которые на тот момент, по нашему мнению, были локализованы не очень качественно и имели завышенную цену. Мы планировали использовать подобные системы, но не как комплексное решение, а как узкоспециализированное, которое могло бы работать в комплексе с центральной системой. В итоге выбор был остановлен на нескольких системах российских и украинских производителей. В их число попала и "Галактика ERP". Она представляла широкую функциональность, и локализованные продукты уже были внедрены на некоторых украинских предприятиях. Система нас устраивала, и процент доработок был определен как приемлемый. На момент внедрения функциональность была даже избыточной, но это нормально для подобных систем. По нашим основным критериям, предъявляемым к системе автоматизации, предпочтение было отдано системе "Галактика".

Расскажите, пожалуйста, как происходило внедрение системы.

К началу проекта мы располагали самым важным критерием для успешного внедрения – желанием владельцев компании инвестировать средства в информационное развитие предприятия и совершенствовать систему менеджмента. Нам не хватало компетенций, а также команды внедрения и поддержки решения. Поэтому в ближайшие месяцы мы начали концентрировать знания и получать недостающие. Было создано ИТ-подразделение (до этого момента его не существовало). Затем была создана рабочая группа из нескольких сотрудников отдела информационных технологий предприятия, которые изучали функционал системы "Галактика ERP" и "примеряли" его к бизнес-задачам "Союз-Виктан". Был проведен опрос бизнес-подразделений, определена этапность внедрения в разрезе структурных единиц предприятия и функциональности компонент системы.

Далее были выделены сотрудники ИТ-отдела для прохождения обучения в корпорации "Галактика" и определена их функциональная направленность. В корпорации "Галактика" мы заказали экспресс-обследование, чтобы сопоставить выводы нашей группы внедрения и поставщика решения. Одним словом, практически все проходило по достаточно привычной схеме управления подобными проектами. Но стоит сделать поправку на то, что в 90-е годы было не много тех, кто серьезно относился к методологиям проектного управления при внедрении информационных систем управления предприятием и использовал это на практике в полной мере. У нас тоже такого опыта практически не было. Знания черпались из доступной литературы и советских стандартов в информационной сфере, которые просто адаптировались. Процесс внедрения был захватывающим, и зачастую рамки работы не ограничивались рабочим временем. Благодаря слаженной работе команды проект двигался по плану и все проблемы, возникавшие в ходе его реализации, оперативно решались. Это сложное, но интересное занятие.

Также был разработан макет проекта, определены функциональные требования, и потом последовал переход к следующим фазам внедрения.

Из того, что припоминаю сейчас, были некоторые сложности с переходом с DOS-интерфейса на Windows-интерфейс. То есть были сложности, связанные не столько с внедрением системы, сколько с привыканием персонала к новому интерфейсу. Информативность экранных форм и интерфейсов была в 2-3 раза выше, чем у используемой на тот момент DOS-системы. Для многих пользователей возникла проблема привыкания, а времени для этого было отведено не очень много.

Внедрение велось модульным способом. Сначала мы внедрили логистические модули, затем – финансовые, и так шаг за шагом.

Какие сферы деятельности Вашего предприятия автоматизированы на базе интегрированной системы управления?

На сегодняшний день в различной степени автоматизированы: управление договорами, планирование, логистика, управление финансами, управление персоналом, рас-счет заработной платы. Это около двух десятков модулей функционала системы.

В силу специфики производства "Союз-Виктан" на предприятии достаточно сложная производственная логистика. Какие задачи по управлению логистикой решает ERP-система?

Нашей целью было сделать логистическую цепочку и расчеты более эффективными. Тогда, в 1998 г., в логистике у нас было множество ручных операций, которые сейчас вряд ли кто-то может делать без использования системы. И, конечно же, от них необходимо было уходить по многим причинам. Как я уже говорил, внедрение логистических модулей "Галактики" было нашим первым этапом. Автоматизировав логистику, мы получили возможность отпускать продукцию по более четким графикам, снизилась нагрузка на подразделения выписки продукции, у отдела планирования появилась возможность выполнять свою работу с меньшими накладными расходами и более оперативно. Это был первый этап внедрения, и он проходил одновременно с освоением системы самим ИТ-подразделением, что немного усложняло процесс внедрения. Ориентировались мы, в основном на собственную команду внедрения с точечным привлечением поставщика решения. На текущий момент задачи снабжения, расчета потребности в материалах, планирования отгрузки, складского учета, внутреннего перемещения, производственной логистики решаются с использованием "Галактики". С распределительного склада компании с использованием автомобильного и железнодорожного транспорта продукция отправляется в 29 украинских филиалов дистрибьюторской компании и на экспорт.

Каким образом были решены задачи управления финансами предприятия?

Все основные потребности в области финансов "Союз-Виктан" мы сейчас покрываем системой "Галактика ERP". Конечно же, на некоторых участках не обойтись и без инструмента всех времен народов – MS Excel. Кроме того, нашими специалистами разработан свой функционал, дополнительные приложения поотчетности различных уровней – специализированное приложение, которое работает параллельно с "Галактика ERP". Нам требовался доступ бизнес-пользователей к упрощенной отчетности. Эта отчетность нужна для тех внутренних пользователей, которые не очень хорошо владеют системой и которым не нужна ее максимальная информативность. Глобальные процессы финансового планирования и бюджетирования замыкаются в рамках управляющей части Группы компаний "Союз-Виктан", потому полного цикла автоматизации этих процессов в рамках одной компании нет, а есть лишь необходимая часть процесса в рамках Группы.

А как были решены вопросы, связанные с автоматизацией производства?

С выходом в 2003 году версии 7.11, в которой корпорация "Галактика" представила новую функциональность, нами было решено углубить автоматизацию производственных процессов. Это был подпроект большого проекта. Система "Галактика" позволяет осуществлять производственное планирование: сформировать календарный план производства, план потребности в материалах, план потребности в мощностях и т. д. Базовые алгоритмы у нас и реализованы. Автоматизация затронула и заводскую лабораторию. Стоит, наверное, упомянуть, что, кроме основной деятельности, мы автоматизировали столовую, которая обслуживает работников предприятия. Это также своего рода производство со своими производственными, логистическими и финансовыми процессами, интегрированными в общие процессы предприятия.

Чтобы спуститься на межцеховой уровень и автоматизировать некоторые процессы управления цепочками поставок, придется применять специализированные решения других поставщиков, но у нас на данном этапе потребности в такой глубокой автоматизации нет. Для обработки нам достаточно существующих данных. Их и так немало. Если посчитать эффект от автоматизации внутрицеховых процессов, затрачиваемые усилия на обработку этих данных и перестройку системы при изменениях процесса, то в нашем случае сегодня эффекта мы не получим.

Как Вы относитесь к утверждению, что внедрение ERP-системы – это скорее бизнес-проект, чем ИТ-проект?

На 100 % верное утверждение. Здесь у меня нет никаких сомнений. И я считаю, что в тех компаниях, где это понимают, вероятность успеха подобных проектов намного выше. Внедрение такого масштабного решения затрагивает все подразделения, и участие бизнес-подразделений здесь должно быть всеобщим и масштабным. Можно спорить о терминах и оценках, но когда компания готова к внедрению подобных проектов, это означает, что как минимум большая ее часть осознает необходимость перемен и понимает выгоды от использования ERP-системы. На современных предприятиях информационные технологии достаточно серьезно интегрированы в бизнес, и со временем эта интеграция будет только усиливаться. Конечно, степень интеграции зависит от самой природы бизнеса, но в целом она усиливается везде.

Какие ближайшие планы по развитию проекта?

За прошедшие девять лет мы сменили около пяти версий системы, и каждый переход – это проект. Сейчас планируем переход на версию "Галактика ERP" 8.10. Есть планы расширять использование системы и закупать дополнительные лицензии по различным направлениям. На текущий момент у нас две площадки, где развернута система, – Киев и Симферополь. Обмен данными происходит несколько раз в час. База данных – порядка 100 Гб на каждой из площадок. Количество пользователей в системе – около 100 человек. В этом году в связи с расширением функциональности и привлечением новых сотрудников бизнес-подразделений в систему планируется подключить еще часть персонала компании.

Дополнительно будем развивать производственную функциональность. Мы намерены осуществить более глубокую автоматизацию процесса управления цепочками поставок, а также особое внимание будем уделять автоматизации планирования различных уровней. Кроме того, собираемся направить усилия на комплексную автоматизацию распределительных складов.

Что Вы можете пожелать своим коллегам, которые только приступают к серьезным проектам автоматизации?

Конечно, в первую очередь, я хотел бы пожелать успехов тем, кто планирует или уже внедряет в бизнес сложные ИТ-решения. Исходя из своего опыта, поделюсь некоторыми советами. На начальном этапе вовлекайте менеджмент как можно глубже в планирование и реализацию проекта.

Получите все необходимые ответы и поддержку инвесторов до начала проекта. Четко определите цели, которых хотите достичь в результате реализации проекта, и согласуйте их с менеджментом. Сформируйте квалифицированную команду, которая и будет основным двигателем вашего развития. Также не забывайте, что после завершения проекта следует эксплуатация и поддержка решения, а этот проект трансформируется в огромное количество мелких подпроектов. Уделяйте больше внимания планированию и работе над "ошибками". Дорогу осилит идущий.

Рассчитывайте, что период эксплуатации ERP-систем не 2-3 года, а существенно больше, поэтому важно соизмерить проект ERP со стратегией бизнеса как минимум на ближайшие 5-7 лет. Знаний в этой области накоплено уже достаточно, чтобы учиться на чужих ошибках, поэтому думаю, что успешных проектов с каждым годом будет становиться все больше. Будьте оптимистами. Успешных вам проектов, коллеги!

Интервью провел Виталий Проненко

2008.02.25
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".