Повышение эффективности документооборота в территориально распределенных компаниях

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество компаний среднего и большого бизнеса, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где управление документооборотом совершенно не развито или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности. Как результат, затягивание времени принятия решения, потеря оперативности в управлении компанией, снижение конкурентоспособности и устойчивости в кризисных ситуациях.


Рис. 1. Схема функциональной интеграции
СЭД "БОСС-Референт" с 1С "Предприятие"

Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но не всегда выбранные решения соответствуют уровню задач компании. Например, часто используемые подходы – создание схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы и использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно. В таком случае единственным решением подобных проблем становится автоматизация делопроизводства путем внедрения полноценной системы электронного документооборота.

Классификация СЭД

Для выбора системы давайте изучим все существующие в данный момент на рынке системы электронного документооборота. Итак, по характеристикам цена/функциональность/скорость внедрения мы сможем разделить все СЭД на три класса:

  1. тиражные продукты (имеют строго заданные функциональные возможности, внедряются относительно быстро; их недостаток – отсутствие гибкости и ограниченная функциональность);
  2. платформы (можно реализовать практически любые потребности заказчика; минус – очень дорогие и длительные проекты внедрения из-за большого объема разработки; как известно, разработка ПО – самый дорогой вид ИТ-услуг);
  3. надстройки-конструкторы (обладают преимуществами первых двух и лишены многих их недостатков; обладают необходимой гибкостью и возможностью расширения функциональности, что позволяет быстро и эффективно решать потребности заказчиков).

Третий класс – это наиболее востребованные и успешные СЭД на рынке. В этом классе самой популярной базовой платформой для построения систем является программное обеспечение IBM Lotus Notes, относящееся по классификации IDC к категории "интегрированных технологий для совместной работы" , хорошо совместимое с большинством операционных систем и поддерживающее работу в распределенной структуре. На базе IBM Lotus Notes существует несколько хорошо зарекомендовавших себя систем и предназначенных для компаний с различными структурами и потребностями. Среди них наиболее часто используемой в территориально распределенных компаниях (данные отчета DSS) является СЭД "БОСС-Референт", позволяющая обеспечить ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ пространство в компании и эффективное взаимодействие различные функциональных подразделений.

Интеграционные возможности

Создание единого информационного пространства в компании достигается не только благодаря реализации в системе основных функций документооборота (согласование, подписание, регистрация договоров, работа с поручениями и контроль исполнительской дисциплины, работа с канцелярией, организация хранения и поиск документов), но и наличия в СЭД возможностей интеграции с наиболее популярными финансовыми, HR и ERP системами.

Для практического понимания интеграционных возможностей системы рассмотрим в качестве примера интеграцию "БОСС-Референт" с "1С 8.1" в крупной нефтяной компании.


Рис. 2. Визуальное отображение информации
об электронно-цифровой подписи

В системе 1С формируется информация о текущих ценах на продукцию и ведутся данные о контрагентах, договорах контрагентов, приложениях и актах по договорам. Информация об этих связях хранится в "1С" и выгружается в базу данных специализированного модуля СЭД "БОСС-Референт" . Далее информация о ценах и изменениях цен на продукцию передается на Web-сервер, открытый для доступа внешних пользователей системы. Через Интернет внешние авторизированные пользователи системы (контрагенты) в режиме on-line оформляют заявку на покупку и передают ее на согласование менеджерам компании. Информация с заявкой передается с открытого Web-сервера на внутренний Lotus-сервер системы, где происходит процесс согласования заявки и формирования договора на продажу. После успешного согласования информация с суммой по договору автоматически отправляется в "1С" для проведения дальнейшей работы по контракту.


Рис. 3. Этапы внедрения бизнес-ориентированной
системы электронного документооборота

Для повышения оперативности принятия решения по заявке в системе предусмотрена возможность просмотра информации о контрагентах, договорах контрагентов, приложениях и актах по договорам. Для обеспечения этой возможности в базе данных системы содержатся такие таблицы: контрагенты, договоры, приложения, акты и решения.

Обеспечение безопасности документооборота

Другой важной особенностью создания единого информационного пространства является обеспечение безопасности и контроля доступа посторонних лиц к документам. Внедрение современной системы электронного документооборота также успешно решает эту задачу:

  • Для обеспечения безопасности документооборота с помощью средств Lotus Domino/Notes ограничивается доступ пользователей к информации в "БОСС-Референте" на уровне сервера, базы данных, документа и поля в документе. Защиту данных обеспечивают также входящие в платформу Lotus Domino/Notes механизмы протоколирования всех действий пользователя с документами (чтения, редактирование и т.д.).
  • В случае необходимости обеспечения повышенных мер безопасности используется компонента БОСС-Крипто, которая обеспечивает шифрование настраиваемого перечня полей документа с использованием самых современных криптографических алгоритмов.

Скорость внедрения

Все мы не любим слово "долгострой". Это относится и к проектам внедрения СЭД. Затянутое внедрение СЭД не позволяет организации достичь желаемой эффективности управления. Большая ошибка – приравнивать проект по внедрению СЭД к установке и настройке ПО. Чтобы понять эту ошибку, надо понять цели внедрения. Причем понять именно бизнес-цели, т.е. цели, которые ставит руководство компании и владельцы бизнес-процессов. Эти цели гораздо шире, чем цели ИТ-службы. Бизнес-цели заключаются в улучшении процессов управления организацией и прибыльности ее деятельности. Простейший пример такой цели – снижение времени согласования договоров. Выгоды от вовремя заключенного договора или, наоборот, убытки от сорванной сделки из-за затянутого согласования с точки зрения обеспечения конкурентоспособности компании очевидны.

Принимая во внимание многочисленный опыт внедрения СЭД, можно с уверенностью сказать, что 80% документооборота любой организации – это типовые набор документов и регламентов. И при внедрении СЭД эти 80% уже включены в базовую версию "БОСС-Референт" , что позволяет значительно экономить время и деньги заказчиков при внедрении системы. Не надо сверхусилий при описании и планировании бизнес-процессов, не надо тратить время на разработку, все эти моменты уже сделаны и качественно проработаны. Современные заказчики просто используют успешный опыт всех предыдущих пользователей СЭД.

Роман Иваницкий, менеджер по маркетингу компании "Аплана Софтвер"

2008.11.27
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".