Действительно, по мере того как документы, которыми мы пользуемся, все чаще появляются перед нами на экране монитора и все реже - на листе бумаги, необходимость перевода их в электронный вид постепенно становится все менее актуальной. Уже сейчас львиная доля писем приходит не обычной, а электронной почтой, а большинство документов, даже напечатанных на бумаге, имеют свой электронный прототип.

 

Однако бумажные документы отнюдь не ушли в прошлое. Напротив, они успешно сосуществуют с электронными документами. Если присмотреться внимательнее, окажется, что эти два вида не столько конкурируют, сколько дополняют друг друга. И чтобы сделать такое взаимное дополнение более эффективным, очень кстати приходятся системы распознавания и перевода бумажных документов в электронный вид.

 

Вот только несколько полезных приемов.

 

Двойной архив

 

В организациях часто скапливаются папки пресс-релизов, писем, газетных и журнальных вырезок, касающихся деятельности компании. Одни бумажки такого рода бережно хранятся, другие доживают лишь до первой генеральной уборки. Третьи же занимают некое промежуточное место: когда они нужны, их не найти, а во время очередной чистки шкафов то и дело слышится: "Так вот она где! А мы-то месяц назад искали…".

 

Разве не удобнее один раз положить все это под сканер и занести в базу: отдельно письма, отдельно рекламные проспекты, отдельно публикации и т.д.? Сразу станет проще найти нужную вещь. Останется только регулярно проделывать то же самое со вновь поступающими бумагами.

 

А папки с желтеющими от времени оригиналами пускай стоят в шкафу - для пущей сохранности.

 

Живой прайс

 

Особое место среди бумажных документов, постепенно переходящих в разряд макулатуры, занимают таблицы - особенно большие и с мелким шрифтом. Яркий пример - всевозможные прайс-листы, которые часто объединяют в целые прайс-газеты. Вещь бесспорно полезная и нужная, но… как ни стараются издатели сделать эти таблицы хорошо читаемыми, все равно уже через минуту от мелких строчек начинает рябить в глазах. Начинаешь искать хотя бы линейку, чтобы призвать к порядку прыгающие цифры…

 

Другое дело - отсканированная таблица, переведенная, например, в Excel. Здесь мы уже не гости, а хозяева. Что захотим, то и сделаем: уберем лишние строчки и столбцы, отсортируем, расположим по алфавиту. Наконец, настроим таблицу так, чтобы по мере внесения новых данных строилась диаграмма, отражающая динамику, например, изменения цен на тот или иной продукт.

 

Библиотечный каталог

 

Помимо разных бумаг, на полках скапливаются еще и книги. О, нет, мы не советуем долгими зимними ночами сканировать толстые тома. Да и читать с бумаги удобнее, чем с экрана. Разве что оцифровать пару больших таблиц из затрепанного справочника… вряд ли более.

 

Но превратить нагромождение томов в настоящую библиотеку с подробным каталогом - что может быть заманчивее?

 

Внести в таблицу название и автора книги, а также номер полки, где она расположена, проще простого. Нужны только терпение и аккуратность (правда, на ввод более подробных сведений о книгах потребуются такие солидные запасы этих качеств, какими не каждый похвастается).

 

Лучше поступить иначе - отсканировать и распознать страницу с выходными данными и аннотацией, а затем внести их в электронную таблицу или базу данных. Получится роскошный каталог литературы. По нему можно не только быстро отыскать нужную книгу, но и составить ссылку на нее по всем правилам.

 

База визиток

 

По мере нашего общения с разными людьми, в карманах, на письменном столе, в коробках и блокнотах скапливаются визитные карточки коллег, партнеров, клиентов. Когда визиток набирается достаточно много, они начинают походить скорее на мусор, чем на полезные вещи.

 

А ведь находись они в должном порядке, сколько пользы можно было бы извлечь из подробной базы данных о партнерах и клиентах! Вот при одной только мысли, что нужно взять самого себя за шкирку, усадить за стол и заставить пару часов тупо вбивать в таблицу все имена и отчества, все замысловатые названия компаний, длинные адреса, телефоны и прочее,- по всему телу разливается серая тоска.

 

Но если положить визитки под сканер, предстоящее занятие становится гораздо более привлекательным. Уже появляется время и желание завести колонку для комментариев, дней рождения и другого, чего не пишут на визитках; включить автоматическую подсказку-напоминание о датах встречи и др.

 

Конечно, отсканировать и распознать сотню-полторы визиток тоже не сахар. Но зачем же доводить дело до такой степени запущенности? Если пополнять базу регулярно, а не раз в году по поводу уборки стола, то все будет проще.

 

PDF - Word

 

О том, как извлечь текст из формата PDF, говорено много. Для этого существуют модули, подключаемые к Adobe Acrobat (не путать с бесплатным Adobe Acrobat Reader!), и самостоятельные программы. Приобретать их обычно имеет смысл, если вам приходится часто преобразовывать формат PDF в редактируемый текст.

 

Но если такие ситуации возникают редко, вряд ли стоит обзаводиться специальной программой. При наличии принтера, сканера и пакета распознавания можно поступить до смешного просто: распечатать PDF-документ и отсканировать полученные страницы.

 

Факс без факса

 

Во многих офисах факс-аппарат появился раньше компьютеров и усердно трудится до сих пор. Но если компьютер, а к нему - и принтер со сканером, уже есть, то покупка факса может оказаться лишней тратой денег.

 

Для приема и передачи факсов существуют специальные программы. Остается только скормить принтеру полученный файл или сканеру - страницы, которые вы собираетесь передавать (если, конечно, они не набраны на том же компьютере).

 

Если же присланный факс представляет собой графический файл, его можно передать программе распознавания - и та превратит его в текст. Правда, качество такой графики часто оставляет желать лучшего, однако современные программы, такие как FineReader 6, благодаря возможности удаления "шума" и "расчистки" особенно "грязных" мест, справляются с распознаванием такого текста весьма успешно.

 

Заключение

 

Это лишь несколько примеров удобного и полезного использования распознавания текста в повседневной работе. И правда, не лучше ли, вместо того чтобы выбирать между электронным и отпечатанным текстом, попытаться их "подружить", как можно полнее используя лучшие стороны того и другого?

 

Комментарий специалиста


Своим видением использования ПО FineReader с нами поделился Сергей ЯРОВОЙ, менеджер по продажам компании "Софтлайн интернешнл", сертифицированный специалист по продуктам ABBYY.

 

 С программным продуктом ABBYY Finereader я начинал работать еще со второй версии продукта, и каждая новая версия приятно удивляла меня своими возрастающими возможностями. С 3 сентября поступила в продажу уже седьмая версия этого продукта. Как утверждают сотрудники ABBYY, точность распознавания увеличилась еще на 25%. Приятно осознавать, что компания не стоит на месте и в который подтверждает свое абсолютное лидерство среди программ распознавания текста.

 

На мой взгляд, типичное применение продукта в современной компании - это все-таки распознавание документов, полученных по традиционной почте, с целью их последующей корректировки в привычном электронном виде. "Домашние" пользователи, особенно студенты, используют этот продукт преимущественно для составления рефератов, обзоров и т.п., используя при этом различные печатные источники - от книг до газет с мелким шрифтом. Продукт действительно интересен, и я еще не встречал ни одной компании или пользователя, которые использовали бы сканер без связки с данным ПО. Те, кто ограничен в средствах, приобретают не самую свежую, а более дешевую пятую или шестую версии. Кроме того, учебным заведениям предоставляется скидка в 40%.

2004.04.26
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".