То, что поможет вам сохранить лесные массивы, а заодно собственные средства, нервы и время, именуется электронным документооборотом. Количество игроков на рынке систем автоматизации документооборота впечатляет, но это тема другой статьи, а в этой (и, возможно, в последующих) мне хотелось бы заострить ваше внимание на одной из них - Documentum.

 

Что это такое Documentum?


Documentum - это набор функций по созданию, хранению, управлению, доставке и архивированию документов всевозможных форматов. Главное назначение платформы Documentum - предоставление защищенного доступа к документам и метаданным.

Documentum Server позволяет установить одну или несколько документных баз (Docbase). Docbase - это сервис, который, используя определенные структуры СУБД и файловой системы, предоставляет функции по работе с объектами. Таким образом, в наше распоряжение поступает универсальной хранилище документов (документы могут храниться не только в файловой системе, но и в базе данных, и на внешних носителях) и их метаданных.

 

Объект - это основное понятие, используемое в Documentum. Что бы пользователь ни делал, любые его действия сводятся к созданию, удалению и изменению тех или иных объектов. Каждый объект обладает набором характеризующих его атрибутов (метаданных). Самый главный атрибут, присущий объекту, называется r_object_id. Этот атрибут обеспечивает уникальность объекта и его связи с другими объектами.

 

Поскольку Documentum - объектно-ориентированная система, то она обладает всеми свойствами таких систем, в том числе наследованием. Чтобы реализовать наследование, в объекте предусмотрен специальный атрибут - тип. Во время инсталляции Docbase создается более сотни базовых типов. Если же пользователю этого окажется недостаточно, он может создать собственные типы, как наследуя их от уже существующих, так и "с нуля". Тут пора, пожалуй, сказать "стоп" и разобраться, как устроены типизация и наследование в Documentum.

 

Типизация и наследование


Как уже отмечалось, метаданные (атрибуты) Docbase хранятся в таблицах СУБД. При создании нового типа в СУБД создается как минимум одна таблица, полями которой являются атрибуты объекта (и в том числе, конечно же, r_object_id). Для атрибутов, у которых может быть несколько значений (например "ключевые слова" или "авторы") создается еще одна таблица с дополнительным полем i_position, которое характеризует номер значения. Такие атрибуты называются REPEATING. Таким образом, при запросе значений атрибутов объекта Docbase "склеивает" все атрибуты из различных таблиц, используя в SQL-запросе r_object_id требуемого объекта.

 

Что можно делать с помощью Documentum


Первое, что пользователь получает на вооружение - это возможность создания иерархических структур, подобных каталогам файловой системы. Объект, который представляет собой подобие каталога, называется FOLDER. В такие FOLDER'ы непосредственно помещают объекты документов. С объектами документов можно ассоциировать один или несколько типов контента (текстовый, графический, XML, и т.п.). Такой контент называется основным. Помимо основного, к документу можно добавить любое количество дополнительных контентов различных форматов. Такой контент называется RENDITION. Необходимость в RENDITION возникает, например, в случае, если отсканированные страницы были распознаны и преобразованы из формата TIFF в MS Word или другой текстовый формат. Все эти данные можно сохранить в одном объекте и запрашивать только тот формат, котрый нужен в данном случае.


Для редактирования документа сервер передает контент на компьютер пользователя. При этом документ помечается специальным образом, так что другие пользователи лишаются возможности его редактировать и изменять. После редактирования документа пользователь может передумать и отменить внесенные изменения, сохранить документ как отдельную версию или перезаписать предыдущую версию.

Возможность манипулировать версиями объекта также является важной особенностью Documentum. Сервер автоматически назначает версиям номера (1.0, 1.1, 2.0). Все версии документа образуют так называемое "дерево версий" - у каждой версии может быть несколько ветвей. Таким образом, сохраняется возможность вернуться к прежним редакциям документа.

 


Помимо структуры папок (FOLDER), в Documentum есть и другие способы логической связи документов. Один из них - виртуальные документы. Виртуальный документ представляет собой так называемый контейнер для других документов (но не папок), причем может включать в себя и другие виртуальные документы. Таким образом обеспечивается вложенность документов любой глубины. Такая функциональность полезна в том случае, когда есть много различных форматов одного и того же документа или документ необходимо разбить на логические части меньшего размера, такие как параграфы.

 

 

Чтобы показать логическую связь типа "родитель-наследник" применяются специальные объекты RELATION. С их помощью можно запретить удаление объекта, который участвует в отношении, пока не будет удален другой член отношения, или настроить каскадное удаление объектов.

 

Автоматизация обработки документа


В Documentum предусмотрены мощные средства по созданию автоматического цикла обработки и продвижения документа. Для этого применяются две логические модели - Workflow и Lifecycle.

 


Workflow - этот процесс, моделирующий движение документа по различным инстанциям и стадиям. Он позволяет создавать разветвленные процессы, различные этапы которых выполняются как автоматически, так и вручную. Процесс Workflow может выполняться одновременно для любого количества документов. При переходе с одного этапа на другой документы можно снабжать электронной подписью во избежание нежелательных перемещений. Например, с помощью Workflow можно представить производственный процесс, который требует подтверждения руководителей нескольких отделов.

 

Процесс Lifecycle определяет линейный путь объекта от одной стадии к другой. Например, с помощью Lifecycle удобно представить продвижение заказа в интернет-магазине -поступление, оплата, отправка и подтверждение получения. Кроме обыкновенных состояний, в Lifecycle можно добавлять состояния, в которые объект переходит в исключительных ситуациях - например, если не поступят деньги на счет.

Пользователю, программисту, администратору


Для использования всех этих возможностей в состав Documentum входит несколько полноценных и готовых к использованию клиентов, которые работают как через Web, так и в настольном варианте.

 


Богатые возможности предоставляет Documentum и программисту. Для получения информации с сервера используется DQL (Document Query Language) - расширение языка SQL. С помощью DQL можно получать, модифицировать, создавать и удалять объекты в Docbase. Помимо DQL, есть возможность использовать специально разработанные вызовы сервера через API. Для того чтобы получить доступ к этим функциям, нужно подключить к приложению всего одну DLL, которая фактически превращает приложение в полноценный клиент Documentum. Посредством вызовов функций из этой DLL приложение получает возможность устанавливать соединения, манипулировать транзакциями и объектами. Вместо DLL в Documentum можно использовать COM-библиотеку DFC (Documentum Foundation Classes), инкапсулирующую в себе работу со всеми возможными функциями. Эта библиотека написана на JAVA и поэтому поставляется для всех платформ.

 

Не остались забытыми и администраторы. Для администрирования Docbase можно использовать специальные клиенты, работающие в текстовом режиме. Также в поставку Documentum входят несколько Web-ориентированных клиентов для администрирования. Эти клиенты упрощают администратору создание групп, учетных записей пользователей, настройки параметров безопасности. Кроме этого, в Documentum предусмотрена запись в журнал действий пользователя во время работы. Эта функция называется AUDITTRAIL и позволяет администратору проследить изменение состояния объектов и всей системы - удаление, переход по Workflow или Lifecycle, и т.п.

 

Обеспечение безопасности


Несомненно, одним из главных свойств любой системы является ее безопасность. Кому понравится, если посторонние смогут получить доступ к его личной переписке или банковской информации! Поэтому в Documentum этому вопросу уделено самое пристальное внимание. Любой объект в Docbase имеет список контроля доступа (Access Control List, ACL), регламентирующий права использования этого объекта.

 

Ядром системы безопасности являются объекты пользователей (users) и групп (groups). Объект user описывает отдельного человека и имеет тип dm_user. Такие объекты могут находиться в активном или неактивном состоянии. Только активные пользователи могут присоединяться к Docbase и работать с объектами.

 

Группами называются логические объединения нескольких пользователей или других групп. Группы используются для упрощения назначения прав в ACL - например, можно позволить всем членам группы инженеров изменять технические параметры производства.

 

В целях безопасности Documentum не отводит специального места для хранения пароля. Вместо этого используются стандартные возможности авторизации. Например, можно настроить авторизацию как пользователя Windows или Domain или через Active Directory. В общем случае можно заменить алгоритм авторизации на свой и проверять пользователя даже из таблицы Excel, хотя делать этого не рекомендуется.

 

Заключение


Помимо всех перечисленных выше возможностей в Documentum интегрирована функция построения индексов и поиска файлов по содержимому - Full Text Index. С ее помощью можно во всех клиентах Documentum проводить поиск не только по атрибутам, но и по информации, размещенной внутри файлов - разумеется, если формат файла поддерживается системой.

 

Специальный сервис под названием AutoRender позволяет автоматически преобразовывать различные форматы, в том числе изображения в текст и наоборот.

 

Вместе с Documentum можно использовать программное обеспечение WebPublisher для автоматического размещения и обновления контента на корпоративном сайте.

 

Помимо этих возможностей, практически все клиенты Documentum могут быть интегрированы с такими офисными приложениями, как MS Word, Excel и др.

 

Наконец, для полноты первого представления рекомендую познакомиться с несколькими примерами успешной интеграции Documentum, описание которых находится по адресу.

2004.04.27
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".