Подобно другим материальным ценностям, программное обеспечение нуждается в постоянном учете и периодической инвентаризации. Это позволяет правильно оценить его окупаемость, потребность в обновлении и, в конечном счете, эффективность использования.

 

Бессистемное использование программного обеспечения приводит к частым сбоям в информационной системе компании - к потере информации, простоям из-за "зависания" компьютеров и нарушений работы сети. Основной признак такого беспорядка - произвольная установка программ пользователями, отсутствие учета работающих, имеющихся в наличии и необходимых программ, а также плана их закупок и обновления. А ведь программы - такие же материальные ценности, как и всё остальное оснащение офиса. Их инвентаризация, обновление и списание должны проводиться регулярно и по всем правилам.

 

Главная причина безалаберности по отношению к ПО - привычка к "базарным" дискам, из-за чего стоимость полного комплекта программного обеспечения для рабочего места бухгалтера, инженера или дизайнера сравнима со стоимостью пачки офисной бумаги.

 

Однако за все приходится расплачиваться. Привычка к дармовому программному обеспечению ведет к произвольной установке пользователями программ на компьютеры компании - в том числе ненадежных бета-версий и ПО, скачанного из интернета. Это влечет за собой неконтролируемые потери рабочего времени, затрачиваемого на устранение конфликтов и неисправностей, а также ошибочные решения по развитию информационной системы компании.

 

Типичные ошибки

 

Рассмотрим поближе типичные ошибки, допускаемые в области корпоративной культуры использования ПО.

 

Самая простая из них - использование одной лицензионной копии несколькими сотрудниками. Ситуации вроде "дай диск, я только скопирую и сразу отдам" знакомы всем. К сожалению, некоторые пользователи до сих пор не понимают, что таким образом нарушают лицензионное соглашение. В случае проверки это нарушение будет немедленно установлено. Однако неприятности могут возникнуть гораздо раньше - при регистрации, обращении за технической поддержкой, при обновлении программы или апгрейде компьютера.

 

Аналогичная ситуация возникает, когда сотрудник устанавливает вторую копию ПО на своем домашнем ПК, чтобы иметь возможность брать работу на дом. Правда, многие производители ПО разрешают такое поведение. Однако в любом случае, прежде чем устанавливать рабочее ПО дома, необходимо убедиться, что лицензионное соглашение разрешает такой шаг.

 

Следующая группа нарушений относится к программным продуктам из интернета. Это ПО можно разделить на несколько основных категорий по правилам использования.

  • Бесплатное ПО. Существует достаточно много полностью бесплатных программ. Помимо ПО с открытым кодом, распространяемого по лицензии GPL, к этой группе программ относятся так называемые ad-ware - то есть программы, платой за которые является просмотр пользователем рекламного баннера, а также программы, написанные ради получения программистского опыта или приобретения популярности.
    ПО с открытым кодом обычно достаточно надежно, хотя иногда и требует от устанавливающего его специалиста определенной квалификации. Программы класса ad-ware по качеству не отличаются от коммерческого ПО, однако их баннеры иногда идут вразрез с корпоративной политикой. Что же касается других бесплатных программ, то здесь остается положиться на совесть их авторов. Обычно "проколов" не возникает - особенно если программа получена с заслуживающего доверия сайта.
    Однако в любом случае следует помнить об обычной фразе, с которой начинаются лицензионные соглашения на использование таких продуктов: "…всю ответственность за использование данного ПО несет пользователь". Это значит, автор не оказывает поддержки и не принимает претензий, что бы ни случилось с программой, данными или компьютером.
  • Условно-бесплатное ПО. Пользование этими продуктами бесплатно лишь в определенных границах. Например, многие из таких программ разрешается использовать бесплатно в некоммерческих целях (например, на домашнем ПК). Но если предполагается извлекать из пользования ими прибыль (например, работая в офисе), то за лицензию следует платить. Другие продукты являются платными для всех, кроме… жителей стран СНГ. Стыдно, конечно. Что если солидный клиент, знающий о подобных условиях, увидит на вашем компьютере такую "благотворительную" программу?
  • Пробные версии. Многие производители размещают на своих сайтах пробные версии собственных продуктов (trials). Эти версии также имеют ограничения - как правило, функциональные или по сроку использования. Если установка ПО в организации ведется бесконтрольно, то системному администратору регулярно приходится объяснять пользователям, почему это у них вдруг перестала работать та или иная хорошая программа. Но еще хуже, если пользователи без ведома руководства найдут на каком-нибудь "добром" сайте "ключики" к таким программам. В этом случае при проверке всех ждут неприятные сюрпризы.
  • Бета-версии. Наконец, интернет изобилует бета-версиями ПО - как коммерческого, так и бесплатного. Если отдавать себе отчет в том, что это "сырые", недоработанные версии, выставляемые на всеобщее обозрение с целью тестирования, то ничего страшного. К сожалению, встречаются пользователи, которые этого не знают, но уже умеют выкачать программу из интернета и установить ее на своем рабочем компьютере - и имеют такую возможность.

Путаница особенно возрастает, когда компьютер по какой-либо причине переходит от одного владельца к другому. При передаче компьютера внимание на содержимое жесткого диска не обращается - и новый владелец получает весь "букет" старого ПО, но без каких-либо инструкций по поводу его использования.

 

Еще одна распространенная проблема - слишком частая смена аппаратной части. По статистике, в компании с 600 компьютеров и трехгодичным циклом обновления парка ПК замена того или иного устройства (а вместе с ним и установка или переустановка ПО) происходит каждый день. Стоит ли упоминать о том, что каждая такая операция "съедает" массу рабочего времени пользователей и ИТ-персонала?

 

Отсутствие тщательного учета приводит к тому, что сотрудники ИТ-отдела не всегда могут точно указать, сколько и каких компьютеров находится в их ведении. Понятно, что это только затрудняет учет ПО и лицензий.

 

Однако компания может и должна оптимизировать использование ПО, сократив таким образом расходы на содержание и обслуживание ПК. Растущее количество доступных программных средств усложняет эту задачу. Груз расходов на информационные технологии подчас становится просто непосильным. Это приводит к разочарованию руководства в возможностях техники.

 

Однако рациональное использование информационных систем может принести гораздо большие дивиденды, нежели отказ от них.

 

Инвентаризация и мониторинг

 

Достаточно эффективной первой мерой является инвентаризация аппаратных и программных компонентов информационной системы предприятия. Для этого применяются специальные программы, которые сканируют устройства, подключенные к корпоративной сети. К их числу относится бесплатный MS Software Inventory Analyzer, а также ряд других программ.

 

Инвентаризация позволяет получить полный операционный профиль компьютерной системы, однако у нее есть два серьезных ограничения.

 

Прежде всего, данные инвентаризации соответствуют лишь вполне определенному моменту времени. С каждой вновь установленной или удаленной неучтенной программой, с каждым отключенным или подключенным устройством их ценность резко падает. Для того чтобы всегда иметь точную информацию, необходимо постоянное наблюдение, а также немедленное внесение изменений в схему сети, сразу как только они происходят. Корпоративные циркуляры и процедуры контроля не всегда эффективны - пользователи часто обходят их, стремясь поступать так, как им удобнее и привычнее, тем самым возвращая систему к изначальному хаосу.

 

Вторая причина заключается в том, что инвентаризация дает сведения лишь о том, какое ПО установлено на компьютерах,- но не о том, насколько интенсивно оно используется. На жестких дисках ПК, передаваемых из рук в руки, часто образуются настоящие залежи программ, о которых их нынешние владельцы даже не подозревают. Программа-аудитор не отличит такие программы от тех, что используются каждый день.

 

Для того чтобы получить все эти данные, необходим ежедневный мониторинг информационной системы компании. К программным средствам, обеспечивающим такой мониторинг, относятся такие программы, как HP OpenView, Monactive dxPRO и пр. (см., например). Эти продукты используют установленные на каждом ПК агенты, которые записывают каждое действие, выполненное на данном компьютере в течение определенного времени. Таким образом определяется характер использования ПК. Ежедневные отчеты, поступающие со всех компьютеров компании, передаются на центральную управляющую консоль. На их основании составляется представление о характере и аномалиях работы всей информационной системы.

 

Лицензий - в меру

 

Руководство компании, как правило, сознает, что многие приложения используются далеко не всеми пользователями. Однако предпринять конкретные действия не позволяет отсутствие точных данных. В результате организации, стремящиеся к лицензионной чистоте своих информационных систем, но не ведущие постоянного наблюдения за их использованием, приобретают столько же лицензий, сколько и компьютеров. Очевидно, что такой подход ведет только к лишним расходам. Регулярные обновления ПО лишь усугубляют ситуацию, превращая единовременные затраты в ежегодные.

 

Данные мониторинга информационной системы позволяют сделать вывод о том, сколько пользователей на самом деле работает с каждым программным продуктом,- и настроить компьютеры соответствующим образом.

 

Сокращение расходов на приобретение ПО

 

Полная информация об использовании ПО помогает точно спланировать потребность компании в лицензиях. Решения о приобретении и обновлении ПО часто принимаются без учета того, сколько и каких приложений необходимо на самом деле. Легко понять, что оба результата такого подхода - использование нелицензионных копий или приобретение лишних лицензий - негативно сказываются на эффективности информационной системы.

 

В крупных компаниях отдельным подразделениям иногда предоставляется право самостоятельной закупки ПО, поскольку считается, что пользователи лучше знают, что именно и в каких количествах им необходимо. До некоторой степени это решает проблему - однако множество мелких закупок часто обходится дороже одной крупной. Кроме того, утрачивается возможность совместного использования лицензий пользователями из разных подразделений.

 

Для радикального решения задачи необходимо разработать механизм мониторинга использования ПО во всей компании. Это позволит составить полную картину потребности в программном обеспечении. Потом при необходимости можно распределить затраты и лицензии по отделам (что будет эффективнее, чем сразу покупать ПО для них независимо друг от друга). Это позволит избежать приобретения лишних лицензий, получить скидки за счет более крупных закупок и, кроме того, сократить затраты на администрирование.

 

Контроль за использованием лицензий

 

Следующий шаг, после того как закуплено нужное количество лицензий,- это контроль за их использованием. Необходимо проследить, чтобы пользователи, для которых не были приобретены определенные продукты, не установили на своих ПК подпольные копии.

 

В дополнение к мерам административного порядка, заключающихся в контроле за использованием ПО в соответствии с лицензионными соглашениями, эффективным будет использование программных средств мониторинга, не позволяющих запускать определенные пакеты на тех или иных ПК. Разумеется, пользователям необходимо предоставить другое ПО - взамен того, доступ к которому они утратили.

 

Возможность программного контроля за незапланированным доступом к приложениям может быть использована еще одним способом. В большинстве организаций запрещены компьютерные игры, произвольный доступ в интернет и другие способы использования ПК без производственной необходимости. Следить за выполнением этих правил без специальных технических средств сложно, так как пользователям не составляет труда скрыть свои файлы, например, на дискетах.

 

Технология мониторинга компьютерной системы предусматривает полную запись всех приложений и файлов, к которым обращался пользователь. Анализируя этот протокол, можно без труда выяснить, чем именно и когда пользовался тот или иной работник. Точная и полная информация, предоставляемая агентом, позволяет четко расписать политику использования ПК для каждого служащего, а в случае конфликта служит гораздо более весомым аргументом, чем субъективное мнение начальника.

 

Впрочем, наблюдение за использованием ПО вовсе не означает глобального запрета на "нерабочие" программы. Подобно тому как сотрудникам обычно разрешается звонить с работы по личным делам, но запрещается долго разговаривать или делать дорогие междугородние звонки, часто имеет смысл разрешить умеренное использование интернета и электронной почты в личных целях, а также игры в нерабочее время. Такая политика в сочетании с программным мониторингом гораздо эффективнее неожиданных визитов начальства или поголовного принудительного отключения от интернета и введения жестких запретов.

 

Защита данных

 

Обычно корпоративная политика требует от пользователей в конце работы сохранять данные на сервере. Однако пользователи не всегда это делают: забывают, торопятся домой - причин может быть множество. Мониторинг позволяет зафиксировать эти нарушения до того, как пропадут важные данные, и принять соответствующие меры. Впрочем, и они вряд ли понадобятся, если пользователи будут знать, что за их действиями наблюдают.

 

Аналогичным образом можно проследить за передачей файлов. Во многих организациях есть конфиденциальная информация, которую нежелательно передавать вовне. Программный мониторинг позволяет проследить за передачей соответствующих файлов и вовремя проинформировать руководство, в случае если те передаются не по назначению.

 

Сокращение расходов на распространение и поддержку

 

Исследования показывают, что расходы на содержание информационной системы предприятия гораздо выше, чем изначальные капитальные вложения в нее. Львиная доля этих расходов приходится на консультирование и обучение персонала.

 

Основная причина, по которой так происходит,- быстрота, с которой меняется компьютерная система. Лучший способ решения этой проблемы - стандартизация аппаратных и программных средств, используемых в организации. Чем меньше разнобоя, тем проще и быстрее проходит обучение персонала даже тогда, когда компьютерная система претерпевает обновление, и тем меньше работы сотрудникам ИТ-подразделения.

 

Одна из очевидных причин, увеличивающих накладные расходы,- частая установка сервисных пакетов для исправления ошибок операционных систем, так как производители ПО практикуют выпуск таких пакетов раз в месяц-полтора.

 

Установка сервисных пакетов должна проходить по четкому плану. Однако на практике все складывается иначе. Пользователь сталкивается с ошибкой ОС. Системный администратор поскорее устанавливает ему "заплатку". Прослышав об этом, остальные пользователи самовольно делают то же на своих компьютерах. Точно так же происходит со следующим сервисным пакетом, и следующим, и следующим… В конце концов оказывается, что "на бумаге" все ПК работают под одной и той же ОС, а на самом деле это не так.

 

Вторая проблема заключается в том, что работники ИТ-подразделения часто заблуждаются, полагая, что точно знают конфигурацию каждого компьютера на предприятии. Из-за этого они, тщетно пытаясь устранить ту или иную ошибку, только зря теряют время.

 

Технология мониторинга ПО предоставляет точные и полные отчеты об используемом оборудовании, сообщая в том числе версию и уровень установленных сервисных пакетов для каждого приложения. Динамичность информационной системы не позволяет опираться на контроль изменений по мере их появления. Гораздо более эффективным оказывается эмпирический подход, когда отслеживаются и анализируются реально произошедшие события.

 

Повышение продуктивности работы пользователей

 

Стандартная конфигурация компьютеров для всех пользователей - не самый лучший вариант, поскольку задачи, решаемые разными сотрудниками, неодинаковы. В результате некоторые пользователи оказываются обладателями машин более мощных, чем это на самом деле им необходимо. Другим же приходится выжимать из своих ПК все до последней капли - и все равно этого мало.

 

Информация о характере использования компьютеров разными работниками позволяет точно оценить качество и объем проделанной работы, а также то, за какое время эта работа была выполнена. Затем более загруженным работой пользователям можно выдать более мощные ПК, другим же предоставить модели подешевле. Процессор и память также можно подобрать в соответствии с используемыми приложениями.

 

Модели лицензирования

 

Полная информация об использовании программного обеспечения позволяет выбрать оптимальную модель лицензирования. Существующие модели устраивают производителей ПО, так как предполагают, что все пользователи работают с одним и тем же комплектом приложений, если только не доказано обратное. Проблема же и заключается в том, что доказать обратное традиционными методами невозможно - особенно если речь идет о постоянном предоставлении данных в течение определенного периода времени. Компаниям не остается ничего другого, кроме как заплатить за полный пакет лицензий.

 

Технология мониторинга ПО в корне меняет положение вещей. Компания может абсолютно точно определить, какое ПО и с какой интенсивностью используется в каждый момент времени,- и приобрести соответствующие лицензии.

 

Первым шагом на этом пути является лицензирование прикладных пакетов по использованию (usage based). Затем можно перейти на повременную плату за реальное использование ПО в пределах всего предприятия, чтобы затраты максимально соответствовали реальной выгоде. Такая модель становится возможной благодаря мониторингу ПО, позволяющему фиксировать время использования каждого приложения каждым пользователем в пределах всей компании.

 

По мере появления новых моделей лицензирования у компаний появится больше вариантов приобретения ПО. Некоторые из них позволят сократить расходы на лицензирование - но только в том случае, если организация будет точно измерять интенсивность реального использования ПО.

 

Заключение

 

Очевидно, отсутствие управления ПО в компании, реализованного на должном уровне, ведет не только к возникновению проблем с правоохранительными органами, но и к информационному хаосу - программным сбоям, простоям, разнобою форматов и т.п., что в конечном счете выливается в финансовые потери.

 

Первая мера по наведению порядка - полная инвентаризация. Необходимо выяснить, какие программы установлены на каждом компьютере сети и на каких условиях они используются. Однако информационная система компании - это живой организм, который меняется каждый день. Для его правильного жизнеобеспечения необходимо постоянное наблюдение за ним с помощью систем программного мониторинга.

 

***

Микро-контролер 


 Если компания не настолько велика, чтобы устанавливать полномасштабную систему мониторинга, или ограничена в средствах, можно воспользоваться программами тайм-менеджмента.

 

Главное назначение таких программ - следить за трудовой дисциплиной. Другими словами, информировать начальство о том, что подчиненные слишком много времени проводят в чате или за завоеванием цивилизаций… Однако это далеко не единственная возможность использования данных тайм-менеджмента.

 

В частности, одна из таких программ - "Контролер" 2.21 компании "Рулез" - позволяет получить информацию не только о выполняемых на компьютере приложениях, но и о том, какие действия выполняет в них пользователь. "Контролер" собирает информацию об активных приложениях и окнах, а также отслеживает количество нажатий клавиатуры и мыши; позволяет контролировать работу не только локального компьютера, но и нескольких ПК по сети. Обмен данными осуществляется по протоколу TCP/IP.

 

Система состоит из двух компонент: "подчиненный" и "руководитель". Клиентская часть ("подчиненный") устанавливается на каждый контролируемый ПК, а серверная ("руководитель") - на тот ПК, куда должны поступать данные мониторинга.

 

Программа может работать в режиме постоянного мониторинга, а также формировать отчеты за определенный период времени.

 

В режиме мониторинга происходит просмотр активных приложений на контролируемых компьютерах. В таблице отображается название контролируемого компьютера, приложение, с которым работает пользователь, и заголовок окна активного приложения.

 

Отчеты о работе пользователей можно сохранить в формате HTML для последующего редактирования и печати. В отчет может быть включена следующая информация:

  • список приложений и окон, отсортированный по отработанному в них времени;
  • протокол работы пользователя;
  • суммарное время, затраченное на определенные группы задач.

Приобрести программу "Контролер" можно в Украинском Центре лицензионного программного обеспечения.

2004.05.05
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".