Корпоративный мир по-прежнему нуждается в усовершенствованных средствах взаимодействия рабочих групп. Сообщество открытых систем не осталось в стороне от этого процесса — и в результате появился "свободный обменник", то есть Open-Xchange.


Общие места


Часто идеи рождаются раньше, чем находится область для их применения. Однако со средствами групповой работы все наоборот: социальный заказ существует изначально, выбирая и используя любые интересные инструменты по мере их возникновения. Общее название для средств "коллаборации" — groupware — может подразумевать под собой все что угодно. Та же электронная почта, интерактивные веб-формы, ftp-серверы или ICQ могут быть тесно завязаны с бизнес-логикой, так же как факс или мобильный телефон. Что отличает настоящий groupware, так это интеграция всех инструментов, необходимых для решения конкретных задач конкретного предприятия.


Среди известных систем groupware можно вспомнить Lotus Notes (IBM) или даже Novell NetWare — по здравому размышлению эта операционная среда действительно является самым ярким и последовательным представителем groupware.

 


Рассмотрим основные компоненты, которые должны быть в той или иной мере реализованы в типичном groupware. Условно их можно разделить на офлайн-средства и средства реального времени.


К числу офлайн-средств относятся:

  • Электронная почта. Причем, возможно, не такая, к какой мы привыкли: некоторые системы используют свой формат, систему адресации и набор сервисов для почты, например автосортировку на сервере, автоответчики и т.д. По крайней мере, всегда есть шлюз к общей сети SMTP-серверов или, напротив, дополнительные сервисы реализованы как надстроки над SMTP.
  • Группы новостей и почтовые рассылки. Эффективное использование этих средств может сэкономить массу времени и сил. Разница между новостям и рассылками состоит в том, что каналы новостей пользователь читает самостоятельно, по собственной инициативе, а почтовая рассылка приходит к нему вне зависимости от его активности.
  • Системы "конвейерной" обработки документов. Эта группа офлайн-средств может включать что угодно — либо система просто позволяет совместно редактировать документы и получать последние версии с сохранением копий. Так, к примеру, работает с программным кодом система CVS. Система управления документооборотом Lotus Notes позволяет задать маршрут для обработки документа таким образом, что каждый сотрудник будет пересылать отчеты вверх своему руководству, которое может вносить собственные дополнения. Или, напротив: начальник будет рассылать директивы своим подчиненным для ознакомления (возврат под грифом "Ознакомлен").
    Любая система такого рода строится на трех принципах: шаблоны (типы) документов или форм, маршруты следования и привилегии пользователей.
  • Ссылки. Часто (если не очень часто) пользователь groupware может прикреплять к своим объектам ссылки. Фактически, это всего лишь инструмент — однако его важность и эффективность заставляет говорить о технологии. Если вы пользуетесь персональным организатором (PDA), то вам знакомы ассоциации: вы можете связать задание с контактом, контакт с электронной таблицей, а событие — с текстовым файлом. Что отличает "качественные" ссылки от, скажем, ссылок в HTML — это их интеллектуальность. Как и любой объект в groupware, ссылка характеризуется такими атрибутами, как дата создания, имя владельца (создателя), права доступа (перехода), а зачастую еще и встроенный аудит (то есть кто и когда пользовался этой ссылкой, а также журнал всех изменений).
  • Общий/персональный календарь. Это средство личного и группового временного планирования, возможно с различными типами диаграмм, установленными заданиями, нотификациями, областью записок и другими сервисами. Как правило, пользователь сам решает, насколько детально его расписание будет представлено в календаре, если, конечно, не предусмотрено более строгого контроля (как всегда, более строгий контроль обозначает дополнительную трату времени на непроизводительные операции).
  • Файловые архивы. Важной составляющей офлайн-общения являются файловые архивы. На этой технологии построены целые службы поддержки пользователей — хотя в момент закачки драйвера или пакетов обновления вы можете и не отдавать себе отчет в том, что это средство корпоративного общения с клиентами. Файловый архив далеко не всегда представлен обычным ftp-сервером — часто это cvs-сервер, файлы на http-сервере или данные, получаемые по специальному протоколу (например, обновление антивирусных баз данных или обновление MS Windows).
  • Корпоративная адресная книга. Один из важнейших разделяемых ресурсов. Возможно, система будет задействовать протокол X500, так как это делает NetWare. Возможно, все "ограничится" X500-совместимым протоколом LDAP. Возможно, это будет даже разделяемая адресная книга MSExchange. В любом случае при должном внимании можно получить быстрый положительный эффект от общей адресной книги, доступной внутри рабочей группы.

К онлайн-средствам относятся инструменты, предполагающие одновременную работу двух и более пользователей за компьютером.

  • Чаты, "доски объявлений", дискуссии, онлайн-конференции и т.д. Смысл всех этих парадигм — общее место общения, как если бы партнеры находились за одним столом. В простейшем случае это просто один или несколько текстовых потоков ("комнат", "каналов", конференций), в которых сообщения пользователей появляются синхронно. В более сложных случаях можно рисовать графические наброски на общей "доске", дополнять свои сообщения фалами, вызывать собеседников "в приват" и создавать собственные каналы.
  • Разновидностью представленных выше средств групового общения являются аудио- и видеоконференции. Хотя в этих средствах нет ничего компьютер-специфического, да и появились они задолго до появления цифровой техники как таковой (вспомните селекторные совещания), тем не менее эти средства также внедряются в groupware — хоть и не со слишком большой эффективностью. Обычно отдача от видеоконференций может быть получена, когда обсуждаются именно визуальные предметные сущности, например образцы продукции.
  • Еще одной разновидностью чатов являются бизнес-ориентированные чаты для принятия решений. В таких чатах представлены средства для фиксации идей, методы конструктивной критики, системы голосования, установки приоритетов на каждый из вариантов. Кроме того, такие чаты снабжены средствами модерирования — то есть обладают явно выраженной иерархией участвующих в обсуждении пользователей.

Как видите, все перечисленные "способы использования" не являются чем-то особенным: многие из них были привнесены в мир компьютеров из реального (аналогового) мира, другие существуют сами по себе, не претендуя на особую роль в groupware.


В результате задача создателей groupware-систем сводится, в основном, к продуманному выбору и удачной интеграции уже существующих средств общения, снабжению полученной системы дополнительными (тешащими самолюбие руководства) средствами прав доступа и аутентификации, а также к созданию общего пользовательского интерфейса, позволяющего быстро и удобно переключаться между приложениями без запуска дополнительных программ.


Open-Xchange с точки зрения пользователя


Мы рассмотрели самые общие свойства groupware — теперь перейдем к Open-Xchange, по ходу представляя, насколько данный (условно бесплатный) продукт соответствует нашим понятиям.


Для ознакомления с Open-Xchange совсем не обязательно устанавливать систему у себя, достаточно зайти на сайт
http://mirror.open-xchange.org/ox/EN/community/online.htm, где находится тестовая инсталляция. Интерфейс реализован через веб-браузер. А если более конкретно, то через серверные Java-компоненты (сервлеты) и jsp.

 


Вам будут сообщены пароли, после чего вы можете "проследовать к своему рабочему месту". Главной страницей каждого пользователя в системе является "Портал" — то есть место, где воедино собрана различная информация (текущие события, календарь, статистика новой почты и т.д.). Вверху расположены кнопки навигации, которые лучше любой документации описывают доступные режимы и инструменты.


Всего для обычного (непривилегированного) пользователя доступны следующие закладки:

  • Портал. Представляет титульную страницу вашего организатора, не которой находится актуальная информация: текущие задачи и события, полученная почта и т.п.
  • Календарь. Возможности: назначение событий с полным описанием, привязкой к контактам (и их расписанию!), заметками, ссылками и вложением файлов.
  • Контакты. Список контактов с массой статических данных по контакту (допустимо даже добавление новых атрибутов). Плюс заметки, ссылки на другие объекты (в стиле PDA) и прикрепленные файлы. Возможности сортировки, поиска и создания групп.
  • Задачи. Список задач с их описанием и указанием процента выполнения.
  • Проекты. С проектом связаны такие атрибуты, как название, сроки начала и завершения, стоимость, степень прогресса, список задействованных персоналий, промежуточные цели, отдельные задачи (автоматически попадающие в список Задачи). Как обычно, возможны записки (комментарии), ссылки и прикрепленные файлы.
  • Документы. Представляет собой список файлов на сервере с возможностью создания вложенных (виртуальных) каталогов, поиска и фильтрации. Документ — это не совсем обычный файл, а скорее объект OX. Для него задаются дополнительные параметры, такие как права доступа, описание, версия и ссылки на другие объекты.
  • Знания. Фактически — небольшие фрагменты текста, организованные в иерархическую структуру (наподобие давно забытого инструмента frameworks).
    n Закладки. Интернет-гиперссылки с возможностью иерархической организации. Кстати, закладку можно сделать доступной для всех или только для себя, с установкой прав на чтение и изменение информации.
  • Форум. Форумы в привычном смысле єтого слова — с возможностью создания новых тем, присоединения к обсуждению или созданию нового потока. Удобная "автоподписка" на рассылку сообщений форума в ваш почтовый ящик.
  • Доска объявлений. Список "желтых стикеров", которые представляют собой короткую текстовую записку.
  • Электронная почта. Онлайн-интерфейс к электронной почте. Довольно большой список опций, фильтры, антиспам, поиск сообщений и т.д.

Как видите, все перечисленные инструменты вполне привычны для персональных организаторов PDA и для программ типа MS Outlook. Преимущества Open-Xchange — в веб-интерфейсе, который позволяет получать доступ к своим данным из любой точки подключения, а также в средствах коллаборации, то есть в синхронизации многих данных между сотрудниками. В частности, можно легко разделять файлы, события, интернет-ссылки, контакты, учитывать загруженность коллег при планировании задач, общаться в форумах для выработки решений, а также обмениваться "стикерами", вывешивая их на портал других пользователей.


Большинство объектов (записей) OX имеют одни и те же атрибуты, такие как "комментарий", "ссылки", "вложенные файлы", журнал изменений. Кроме того, все объекты являются устойчивыми: вы никогда не даете команду "сохранить" — данные будут сохранены даже если вы просто выключите компьютер. Это очень важно в мире, где "время" значит "деньги", а также там, где пользователь стоит дороже компьютера.


 В результате OX имеет почти полный набор инструментов для коллективной работы, и использование этих инструментов не представляет труда для среднего пользователя (что часто не принимается во внимание). С точки зрения пользователя решение может быть только одно — "ВСЕГДА". То есть: если речь идет о внедрении OX, то это, скорее, положительное событие, поскольку позволит вам работать удаленно так же эффективно, как из своего офиса, да и вообще внесет дополнительный порядок в ход ваших дел.


Естественно, все это верно, если у "внедрянтов" хватит ума (а у руководства — денег) для надежной установки Open-Xchange на устойчивых серверах, архивирования данных и грамотного администрирования. "Кривая" установка OX вкупе с принудительным порядком использования может, конечно, превратить жизнь в непрекращающееся приключение.


От теории к практике: что понадобится


Для начала определимся с платформой. Open-Xchange принадлежит к самым открытым продуктам семейства groupware и использует самые общие и доступные инструменты. Как следствие — OX работает на Linux, FreeBSD и MacOS X Server. Впрочем, поскольку почти все "подлежащие" технологии переносимы и на MS Windows, нет особых причин не использовать, полностью или частично, и эту систему.


Вот основные "pre-requests" для установки сервера Open-Xchange:

  • веб-сервер, предположительно Apache с модулем mod_jk;
  • Java-runtime, предположительно Jakarta Tomcat (для FreeBSD потребуется перекомпиляция ядра);
  • Perl 5, в том числе пакеты URI, ldap, CGI, XML*, Storable и т.д. (впрочем, все они относятся к стандартной поставке). По мере необходимости вы будете получать уведомления о нехватке того или иного пакета;
  • пакет для автоматизации сборки apache-ant;
  • PostgresQL с поддержкой JDBC;
  • почтовый сервер и сервер доставки (MTA/MDA) в конфигурации SMTP/IMAP, например Exim(мои респекты!)/Courier или Postfix/Cyrus.
  • большое количество "косвенных" пакетов — в том числе вся devel-иерархия, поскольку большинство указанных серверов, особенно под FreeBSD, вам придется устанавливать из исходников.

Специфика внедрения, или Кадры решают все


Из всего сказанного выше ясно, что groupware являются очень сложными (возможно даже самыми сложными во всей истории вычислительной техники) программными продуктами. Они включают в себя абсолютно все: от сетевых интерфейсов, без данных — до распределенной обработки и новых пользовательских интерфейсов.


Бесплатность продуктов вроде Open-Xchange является вещью полностью мнимой — внедрение и поддержка такой системы в режиме "этому можно доверять" обойдется в, во-первых, стоимость хостинга на выделенном канале; во-вторых, в цену минимум двух-трех серверов на различных площадках с репликами критических данных (не следует забывать о возможности резервирования и восстановления); в-третьих, в стоимость минимум двух высококлассных многопрофильных системных администраторов — от 300-400 долларов в месяц на каждого. Если вы попытаетесь сэкономить на любом из этих компонент — ждите проблем.

 


Естественно, что если вы как организация планируете внедрить у себя одну из таких систем, то столкнетесь с дилеммой "учить, покупать или приглашать". То есть: либо вы станете доучивать своих системных администраторов до уровня свободного владения всеми задействованными технологиями, либо постараетесь найти на рынке труда нужного специалиста, либо, как это часто бывает, воспользуетесь услугами внешней рабочей силы, так называемых системных интеграторов (почему-то в последнее время называющих себя аутсорсингомJ). Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.


1. Доучивание собственных кадров. Что ж, путь достойный. К слову сказать, такие компании, как Intel или Sun Microsystems уделяют "кузнице кадров" очень большое внимание (для контраста: Microsoft держит своих сотрудников в "черном теле", заставляя обучаться за свой счет).


Недостатки этого метода: потеря темпа (то есть трата времени на обучение) и необходимость в определенном запасе прочности компании (то есть наличие свободных средств на период, пока специалисты будут отвлечены от основных обязанностей). Для маленьких или средних предприятий это может оказаться обременительным. Впрочем, groupware, в первую очередь, как раз и рассчитано на большой бизнес.


Если вы еще не научились грамотно зарабатывать деньги "руками", сконцентрируйтесь сначала именно на этом, а не на "эффективности автоматизации хаоса". Преимущество данного подхода — полная подконтрольность процесса, в частности повышенная конфиденциальность. Скажем, если у вас контракт с человеком на десять лет и его мотивация не вызывает сомнений, то вы можете потратить некоторое время на его обучение. Он будет только рад — ведь от этого его ценность на рынке туда лишь вырастет. Естественно, что вашей следующей задачей будет удержать этого человека — как уже было сказано, groupware не для "проходимцев" мелкого масштаба.


2. Приобретение готовых специалистов. Этот вариант предполагает мгновенное обладание технологией. Но рассчитывать при этом на дешевизну не приходится: если человек действительно владеет всеми технологиями, на которых строится groupware, то его реально ждут во всех офисах подлунного мира — причем с огромными окладами наготове. Я бы сказал, если такой человек запрашивает меньше полутора-двух тысяч долларов в месяц, то что-то здесь не так.


Впрочем, вы всегда можете найти обездоленных студентов-продиджи и прочий сброд, обещающий "кущи райские" — но мне не раз приходилось наблюдать, как серьезный офис попадал в зависимость от такой категории специалистов. Кстати, при использовании таких "хакеров" лично я бы не дал ни гарантий стабильности работы (особенно учитывая наркотики и алкоголь), ни каких-либо гарантий от взлома вашей системы.


Часто надежность, мотивация и лояльность играют куда большую роль, чем начитанность,— и groupware явно тот самый случай.


3. Интеграция (как постоянная услуга), или аутсорсинг. Этот вариант я бы назвал худшим. Если в первом случае вы теряете много времени (а у вас самих перед переходом на новую систему должно быть масса орг. задач — да хоть то же обучение персонала), а во втором вынуждены срочно выкладывать серьезные суммы — то в ситуации с "варягами" вы потратите немало денег, но желаемого результата взамен не получите. В этой ситуации вы полностью отдаете контроль над вашей информацией (в том числе и конфиденциальной) в руки пришельцев. Причем "аутсорсинг" будет жонглировать системными администраторами по своему усмотрению — так что через месяц только ленивый не будет знать ваших "рутовых" паролей. Надежность сервиса в любом случае будет минимальной из всех перечисленных вариантов: "аутсорсинг" имеет привычку спать по ночам, на выходные, в обеденный перерыв, да и в другое время суток.

 


Короче: непременно попробуйте — только не говорите потом, что я не предупреждал. Особенно если вы дорожите своей информацией. Сравните стоимость ваших данных для конкурентов и оплату вашего "аутсорсера" — и сделайте простой рассчет, что "аутсорсеру" выгоднее. Короче, очередная распродажа "Rolex for just 50 bucks!".


В результате для компании, которая не принадлежит к списку Fortune 500, но явно не против туда попасть, оптимальная стратегия может быть следующей: при срочной необходимости (быстрый рост филиалов, открытие зарубежных офисов, новый "внедорожный" сервис) можно быстро стартовать Open-Xchange с каким-либо интегратором, но предложив для внедрения только второстепенные площадки и данные, но не в коем случае не главный "back-office". В контракт обязательно необходимо включить план обучения собственных специалистов и стратегию "выхода из зависимости". Только собственные системные администраторы, проверенные временем, могут предоставить вам 24-часовой надежный "backup".

 

Конечно, при наличии денег в неограниченном количестве вы вполне можете позволить себе "решение под ключ" вместе к командой "пожарников".


Итого


Как видите, groupware отличается очень полезными возможностями, но и, вместе с тем, требует важных инвестиций, главная из которых — подбор кадров, поскольку даже (а точнее — особенно) бесплатные продукты нуждаются в поддержке. Не забудьте, что кроме технического администратора понадобится и настоящий "административный администратор". Распространенная практика делать из техников "божков" с огромными привилегиями часто ставит все с ног на голову.


С технической же точки зрения Open-Xchange являет собой "сплав" самых надежных и мощных технологий. Причем этот сервер прошел (вернее — проходит ежечасно) через "горнило" всеобщего обозрения, в том числе это касается и исходного кода. Так что сомневаться в надежности нет особой необходимости. То же самое можно сказать и о системе безопасности: она построена на хорошо известных и давно апробированных алгоритмах. Если вы не на все 100% удовлетворены функциями OX, то можете даже довести всё по своему вкусу (предположительно будет дешевле, чем начинать все с нуля) — именно OX предоставляет вам эту возможность. С проприетарным groupware вам такая опция просто не доступна.


Впрочем, все перечисленное, опять-таки, относится к тем, для кого деньги — это инструмент, а не роскошь.

 

При подготовке статьи были использованы материалы сайтов: usabilityfirst.com и open-xchange.org

2005.05.25
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".