Подписаться  на наше издание быстро и дешевле чем где-либо Вы можете прямо сейчас! Подписаться! 

 

 

Электронный органайзер MS Outlook – это центр, где содержится электронная почта, заметки, планы, контакты. Что же нового появилось в версии 2003?

OUTLOOK 2003 – это центр управления различными данными: сообщениями электронной почты, расписаниями, заметками, контактами и др. Общая черта большей части этой разносторонней информации – срочность. Нужно вовремя ответить на письмо, согласовать время совещания, назначить встречу. Другое характерное свойство – необходимость обработки и упорядочения большого количества мелких записей: писем, заметок, планов. Пользователь стремится как можно быстрее находить записи, касающиеся того или иного события, темы или человека, независимо от того, как давно они были сделаны. Усовершенствования, реализованные в Outlook 2003, направлены на то, чтобы пользователь легко справлялся с этими задачами с учетом особенностей современной электронной среды.

 

ПОЧТИ ГАЗЕТНЫЕ КОЛОНКИ

 

Считается, что информация, представленная в виде столбцов (на манер газетных колонок), воспринимается лучше, чем в виде широких горизонтальных полос: чем короче строка, тем проще найти начало следующей. Именно в виде таких трех колонок представлена информация в Outlook 2003: в левой колонке находится список папок, в центре – список писем в текущей папке, а справа – содержимое выбранного письма. При этом каждому сообщению в центральной колонке выделяется несколько строк. В этих строках помещается основная информация, из которой пользователь решает, стоит ли открывать конкретное письмо: отправитель, тема, дата, важность. Кроме того, при таком представлении легче выбирать сообщения пером на планшетном компьютере.

 

Информация в Outlook 2003 представлена в виде трех колонок: слева – список папок,
в центре – список писем в текущей папке и справа – содержимое выбранного письма

 

Для более точного и контекстнозависимого переключения между различными типами данных – почтой, заметками, планами и т.п. – основные элементы навигации Outlook 2003 объединены в область переходов. Например, в календаре область переходов представляет собой панель выбора даты и совместные календари других сотрудников, а в разделе контактов на ней размещается список локальных и общих папок контактов. Благодаря такому объединению и уплотнению эллементов навигации экономится экранное пространство – например, в окне Outlook 2003 помещается почти в два раза больше записей календаря, чем в Outlook 2002.

 

Благодаря объединению и уплотнению элементов навигации в окне Outlook 2003
помещается больше записей календаря, чем в Outlook 2002


"УМНЫЙ" ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК


Изменения работы с почтой в Outlook 2003 направлены главным образом на упорядочение, удобство чтения и создания, а также фильтрацию информации. Переписка с одним корреспондентом объединяется в поток, по тому же принципу, что и в группах новостей. При этом лишняя информация при пересылке и ответе удаляется, что облегчает чтение объемных потоков.


При отображении электронной почты автоматически применяются правила группировки сообщений. Например, если пользователь упорядочивает сообщения по дате получения, то в Outlook они разбиваются на группы "Сегодня", "Вчера", "На прошлой неделе", "В прошлом месяце" и т.д. Если же изменить сортировку и упорядочить сообщения по размеру, то группировка изменится на "Большие", "Маленькие", "Очень большие" и т.п. Эти группы можно перемещать, удалять, копировать, пересылать и выполнять другие действия так же, как и с отдельными сообщениями.


При вводе адреса функция автозаполнения срабатывает после ввода одной, а не трех букв. Для того чтобы лучше "угадывать" нужный адрес, Outlook сортирует список автозаполнения не по алфавиту, а по наиболее часто используемым адресам электронной почты. Эта функция будет особенно полезна пользователям портативных компьютеров при работе в "полевых условиях" без мыши.


В Outlook 2003 звуковое оповещение о поступлении новых писем заменено оповещением, которое появляется на рабочем столе. В этом оповещении содержится имя отправителя, тема и краткий обзор текста, так что пользователь может сразу определить, насколько сообщене срочное и важное. В окне оповещения имеются кнопки, позволяющие быстро открыть, установить пометку или удалить письмо.


Наконец, еще одно, возможно, мелкое, но приятное дополнение – возможность включать в записи контактов, рядом с адресами и телефонами, фотографию корреспондента. Это особенно удобно, если пользователь ведет обширную переписку и не обладает хорошей памятью на лица.

 

КОНТРОЛЬ ОПАСНЫХ СВЯЗЕЙ

 

Письма в формате HTML часто содержат изображения и другие эллементы, не включенные в сообщение, а загружаемые с вэб-сервера, когда пользователь открывает письмо. Обычно это делается для того, чтобы не нагружать сеть лишним трафиком. Однако отправители писем, содержащих спам, вирусы и другие вредоносные коды, используют эту возможность для своих целей – в частности, для несанкционированного сбора информации о пользователе и заражения компьютера.


Поэтому в Outlook 2003 по умолчанию включена функция блокировки внешнего содержимого: если сообщение электронной почты самовольно пытается подключиться к внешнему вэб-серверу, Outlook 2003 блокирует это подключение до тех пор, пока не получит разрешение пользователя. Следует помнить, что такая блокировка касается только неизвестных серверов. Изображения и другие элементы, расположенные на вэб-узлах интрасети или на доверенных вэб-узлах (определенных зонами безопасности Internet Explorer для интрасети и доверенных узлов), выводятся при просмотре сообщений сразу. Письма, полученные от доверенных лиц, также не подвергаются "цензуре". Это же относится и к изображениям, вложенным в письмо.

 

ОТСЕВ СПАМА

 

Нежелательные электронные сообщения, или спам, сегодня часто составляют от 50 до 90% всей входящей почты. В Outlook 2003 реализована новая технология Microsoft, позволяющая определить, относится ли сообщение к нежелательным. В отличие от большинства существующих фильтров, отбирающих сообщения по отправителю ("черный" и "белый" списки адресов и доменов), Outlook анализирует время отправки, содержание и структуру сообщения.


По умолчанию фильтр настроен на низкий уровень отсева и перехватывает лишь наиболее очевидный спам. Сообщения, отобранные фильтром, помещаются в папку "Нежелательные письма". При необходимости пользователь может установить более строгие параметры фильтрации или настроить Outlook так, чтобы нежелательные сообщения удалялись сразу же после получения.


Чем строже критерии фильтрации, тем выше вероятность того, что нужное сообщение будет признано спамом. Для того чтобы уточнить критерии отбора, можно включить отправителей таких сообщений (или целые домены и списки рассылки) в группу доверенных отправителей ("белый" список). При работе с сервером Microsoft Exchange Server сообщения, пересылаемые в пределах организации, всегда рассматриваются как доверенные. Аналогично можно сформировать "черный" список адресов и доменов, сообщения от которых всегда рассматриваются как нежелательные.

 

Поскольку методы рассылки спама постоянно совершенствуются, Microsoft обязуется регулярно автоматически обновлять фильтр спама Outlook.

 

СОВМЕСТНАЯ РАБОТА


В Outlook 2003 много сделано для того, чтобы упростить доступ к совместно используемым данным и одновременно увеличить защищенность таких данных от несанкционированного чтения, изменения, печати, пересылки и т.п.


Обмен мгновенными сообщениями теперь возможен прямо из электронной почты, контактов, календаря и других разделов Outlook.

 

Имея доступ к календарям других членов группы, легко выбрать удобное
для всех время совещания


Microsoft Office Professional Edition 2003 позволяет создавать в Outlook сообщения электронной почты, защищенные с помощью клиента управления правами IRM (Information Resource Manager), и предоставлять другим пользователям разрешения на различные виды доступа к этим сообщениям. Пользователи непрофессиональных версий Office не могут создавать защищенные документы, но могут, при наличии соответствующих разрешений, читать, редактировать, копировать или пересылать такие документы. Кроме того, можно назначить сообщению срок действия, по истечении которого его нельзя будет просматривать и производить с ним другие операции. (Для работы средств управления правами на доступ требуется Microsoft Windows Server 2003 и службы Microsoft Windows по управлению правами).


Вложения сообщений электронной почты, сохраненные в общих рабочих областях, доступны другим членам группы. Там же можно сохранять списки задач, связанные файлы, ссылки и списки пользователей.


Совместный доступ к данным особенно удобен при согласовании расписаний – например, при выборе наиболее удобного времени для совещания. Получив из Outlook доступ к совместно используемым календарям группы и разместив в окне программы сразу несколько календарей, пользователь может выбрать день и время, наиболее удобные для всех заинтересованных лиц. Для совместного использования рабочих областей, в том числе календарей группы, необходим Windows Server 2003 и службы Windows Share-Point Services.

 

ДИСПЕТЧЕР ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ

 

В Microsoft Office Small Business Edition 2003 входит Outlook 2003 с диспетчером деловых контактов Business Contact Manager. Business Contact Manager – это дополнительный модуль Outlook, представляющий собой миниатюрную CRM-систему. Среди его возможностей – систематизация записей о компаниях и клиентах; сбор таких сведений, как состояние проекта, ожидаемый доход и вероятность заключения сделки; ведение журнала действий, относящихся к партнерам, бизнес-контактам и возможностям продаж; составление отчетов.

 

Диспетчер деловых контактов Business Contact Manager позволяет систематизировать
различную информацию о партнерах, продажах и бизнес-контактах


Для тех, кто ведет интенсивную электронную переписку, особенно с коллегами по работе и деловыми партнерами, электронный органайзер все чаще становится необходимой вещью. Поэтому не зря Microsoft Outlook 2003 входит во все редакции Microsoft Office System.

2006.08.09
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".