Организация подачи отчетности в электронной форме

В статье изложены теоретические основы и практический опыт автора по применению электронной цифровой подписи (ЭЦП) при отправке электронных отчетов в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд вместо предоставления традиционных бумажных отчетов.

Юридически значимый электронный способ подачи отчетности в контролирующие органы постепенно превращается из дискутируемой темы в реальную услугу. Потребность в этой услуге возрастает с каждым днем, особенно в связи с активными шагами, которые осуществляют ГНАУ и Пенсионный фонд навстречу плательщикам, а также стремлением самих плательщиков автоматизировать процесс подготовки и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности.

Система сдачи отчетности в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи — это возможность организовать полностью безбумажный, защищенный и юридически значимый документооборот между предприятиями и организациями всех форм собственности и государственными органами. Обеспечение юридической значимости при обмене электронными документами между пользователями достигается путем наложения электронной цифровой подписи (ЭЦП) на документ.

ЭЦП — это аналог собственноручной подписи на бумаге, она позволяет заменить при безбумажном документообороте традиционные печать и подпись. Пользоваться ею достаточно просто, никаких специальных знаний, навыков и умений для этого не потребуется.

Каждый пользователь ЭЦП должен получить пару ключей: закрытый (секретный) и открытый ключ. Ключевым элементом является екретный ключ, с помощью него подписывается документ и формируется ЭЦП. Хранить ключ нужно в надежном и недоступном для других пользователей месте. Открытый ключ используется для проверки подлинности ЭЦП (точнее, используется сертификат открытого ключа, который выдается центром сертификации ключей). Этот же центр осуществляет регистрацию и надежное хранение открытых ключей во избежание внесения искажений или попыток подделки.

Для подачи отчетности в государственные органы, такие как налоговые инспекции, Пенсионный фонд Украины, ключи ЭЦП необходимо получать в аккредитованном центре сертификации ключей, которым и является ООО «Украинский сертификационный центр».

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДАЧИ ОТЧЕТНОСТИ В НАЛОГОВУЮ ИНСПЕКЦИЮ

Система представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи открывает качественно новый этап во взаимодействии налогоплательщиков и налоговых органов, обеспечивая надежный информационный обмен между ними. Данная технология позволяет передавать налоговые декларации, бухгалтерскую отчетность в электронном виде без дублирования на бумаге, используя обычный доступ в Интернет. Для подключения к системе достаточно иметь компьютер с выходом в Интернет (по выделенной линии, по сотовому телефону или через обычный модем).

Система электронной отчетности «БЭСТ ЗВИТ ПЛЮС» позволяет готовить и отправлять бухгалтерскую и налоговую отчетность с рабочего места и получать подтверждения о доставке в течение нескольких минут с момента отправки. Преимущества этой системы следующие:

  • сокращение ошибок при подготовке отчетности за счет средств выходного контроля;
  • экономия времени при сдаче отчетности;
  • своевременное обновление форм отчетности средствами Интернет.

Система с использованием ЭЦП обеспечивает:

  • однозначность идентификации налогоплательщика, приславшего файлы отчетности;
  • сохранение конфиденциальности переписки между налогоплательщиками и налоговой инспекцией;
  • защиту файлов отчетности от несанкционированного изменения;
  • юридически корректное разрешение конфликтных ситуаций.

Информационная безопасность и создание документальной базы у сторон на случай возникновения конфликтной ситуации обеспечивается применением средств криптографической защиты информации для создания ЭЦП и шифрования передаваемых документов.

Организация процесса отправки отчетности с использованием ЭЦП следующая:

  • при отправке отчетности налогоплательщиком файл отчетности подписывается секретными ключами ЭЦП налогоплательщика, зашифровывается открытым ключом налоговой инспекции и отправляется на сервер электронной почты налоговой инспекции;
  • при получении этого электронного документа в налоговой инспекции он расшифровывается, проверяется совпадение ЭЦП налогоплательщика (с помощью его открытого ключа), что гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в налоговый орган, равно как и невозможность внесения изменений со стороны работников налоговых органов в подписанный документ.

Если результат проверки ЭЦП положительный, то налогоплательщику в ответ отправляется квитанция (с датой и временем получения отчета) об успешном получении отчета. Одновременно электронный документ с ЭЦП налогоплательщика сохраняется в архиве инспекции для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу содержания документа.

Если результат проверки ЭЦП отрицательный, то файл отчетности не принимается, а налогоплательщику высылается уведомление.

Налогоплательщик, получивший квитанцию об успешной доставке отчета, сохраняет ее в архиве программного комплекса.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДАЧИ ОТЧЕТНОСТИ В ПЕНСИОННЫЙ ФОНД

Не отстает в организации электронного способа приема отчетов и Пенсионный фонд. В своем «Порядке подачи отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме», утвержденном постановлением правления ПФУ от 19.04.07 г. № 7-7 (далее — Порядок № 7-7), он объяснил страхователям, как это можно осуществить. Перейти на электронную форму подачи отчетности достаточно просто, для этого страхователю следует:

получить усиленные сертификаты открытых ключей ЭЦП должностных лиц (директора и бухгалтера) и электронной цифровой печати в «Украинском сертификационном центре», а также получить программное обеспечение «БЭСТ ЗВИТ ПЛЮС» для подготовки отчетности в Пенсионный фонд, которое предоставляется бесплатно сертификационным центром «УСЦ»;

  • письменно проинформировать о своем желании подавать электронные отчеты в управление Пенсионного фонда Украины в том районе, где страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов;
  • заключить договор с Центром обработки электронных отчетов — государственным предприятием «Информационный центр Персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины».

Электронные отчеты, поданные в соответствии с данным Порядком, согласно законодательству являются оригиналами и дают право не подавать аналогичные отчеты на бумажных носителях. Электронные отчеты имеют юридическую силу и могут использоваться в качестве доказательства в суде или во время рассмотрения споров в досудебном порядке.

Представление страхователями отчетов в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи осуществляется по инициативе страхователя в соответствии с требованиями Порядка и действующего законодательства Украины. Отчет в электронной форме является электронным документом и должен соответствовать требованиям Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

Как известно, отчетность для работодателей в Пенсионный фонд состоит из:

  • отчетности в отдел поступления доходов по общей сумме начислений заработной платы и страховых взносов (Приложение 23 «Расчет суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование»);
  • отчетности в отдел персонифицированного учета сведений по каждому работающему (это целый комплект документов: описание пакета документов, ярлык к каждому виду документов, список работающих, список оснований для льгот, «ИНДАНИ» на каждого работающего).

C 1 января 2008 г. отчетность по персонифицированному учету планируется предоставлять не раз в год, как это было ранее, а ежемесячно, как и в отдел поступления доходов. А это огромный комплект документов, который необходимо составлять каждый месяц. Для формирования и представления этой отчетности затрачивается много времени и расходного материала (бумага, печатающие средства), а сколько раз это все необходимо подписать и проштамповать печатью! Поэтому электронная форма взаимодействия позволит значительно экономить рабочее время страхователей и работников Пенсионного фонда.

Весьма облегчает процессы ведения электронного документооборота с контролирующими органами использование ПО «БЭСТ ЗВИТ ПЛЮС», который позволяет страхователю:

  • формировать эти отчеты, подписывать их ключами ЭЦП ООО «УСЦ» и отправлять в ПФУ;
  • самостоятельно проводить камеральную проверку этой отчетности;
  • проводить обмен отчетами между системами на разных компьютерах;
  • выбрать или создать комплект отчетных бланков, которые необходимы именно страхователю;
  • использовать бухгалтерский календарь;
  • импортировать данные из других систем бухгалтерского учета.

«Украинский сертификационный центр» предоставляет для своих клиентов бесплатную версию этого программного комплекса.

ПРОЦЕДУРА ПОДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ОТЧЕТОВ

Сроки подачи электронных отчетов не отличаются от сроков подачи «бумажных» отчетов (п. 3.1 Порядка № 7-7). Центр обработки электронных отчетов работает ежедневно с 9.00 до 22.00, кроме выходных и праздничных дней, и если предприятие отправит свой отчет до 16.00, то в течение следующих двух часов оно получит от Центра сообщение о приеме отчетности, в котором в текстовом формате будут указаны: реквизиты полученного электронного отчета, соответствие формата электронного отчета, результаты проверки ЭЦП, дата и время получения электронного отчета (п. 3.3.2 Порядка № 7-7). Это составляет так называемую квитанцию о получении. Если отчет отправлен после 16.00, то квитанция поступит в течение двух часов следующего после подачи отчета рабочего дня (п. 3.2 Порядка № 7-7). Отчет считается полученным, если предприятию отправлена квитанция о его получении Центром обработки электронных отчетов.

Сам порядок формирования отчета, скорее всего, не станет проблемой для бухгалтера. Многие бухгалтера уже давно формируют и отправляют отчеты в программе «БЭСТ ЗВИТ ПЛЮС» в налоговую инспекцию. На что необходимо обратить внимание, так это на последовательность наложения электронных ключей: вначале ЭЦП бухгалтера, затем ЭЦП директора и в конце — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати предприятия (п. 3.3.1 Порядка № 7-7).

Страхователи и Центр обработки электронных отчетов обеспечивают хранение электронных отчетов и соответствующих квитанций в форме оригиналов электронных документов, с соблюдением требований действующего законодательства относительно их хранения и на протяжении сроков, установленных действующим законодательством для соответствующих бумажных документов. Более конкретно на этот вопрос отвечает ст. 13 Закона Украины от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте». Если у предприятия есть возможность хранить электронные документы на электронных носителях в течение установленного законодательством срока хранения документов (не менее установленного срока хранения для бумажных документов), то предприятие хранит электронные документы на электронных носителях. Если же предприятие не имеет возможности хранить эти отчеты в течение такого срока, то оно хранит копии в бумажном виде. Пунктом 3.7 Порядка № 7-7 указывается, что копия документа на бумаге для электронного документа создается в соответствии с законодательством.

Так как отчет считается сданным, если Центр обработки электронных отчетов отправил предприятию квитанцию о приеме, то распечатанная квитанция, приложенная к распечатанному электронному отчету, и будет служить вторым экземпляром отчета предприятия. Как видим, есть много плюсов: нет необходимости ежемесячно посвящать несколько часов хождению в Пенсионный фонд и общению с инспекторами и людьми в очереди, упрощается сама процедура подачи отчетности, и, наконец, мы приближаемся к цивилизации.

Алеся ПершинаАлеся Першина
главный специалист
ООО «Украинский сертификационный центр»
(г. Киев)

2007.11.16
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".