Внедрение ERP-системы в дилерской компании

Рассматриваются причины, побудившие крупного дилера строительной, сельскохозяйственной и другой промышленной техники начать внедрение информационной системы управления предприятием. После анализа предложений была выбрана система Microsoft Dynamics NAV. Кроме стандартных модулей были внедрены отдельные модули отраслевых решений, разработанных для дистрибуторов автомобильной техники и запчастей.

Компания «Цеппелин Украина» начала работу на рынке Украины в качестве эксклюзивного дилера техники CATERPILLAR в 1996 году. На сегодняшний день компания также предоставляет технику ведущих мировых брендов Terex O&K, AGCO, Claas, Bourgault. Поставляемая техника — землеройная, машины для строительства дорог, горное и карьерное оборудование, универсальные машины для малого строительства, трубоукладчики, сельскохозяйственная техника, силовые установки и другая промышленная техника. В Украине представительства компании расположены в Киеве, Одессе, Днепропетровске, Кривом Рогу и Львове.

СИТУАЦИЯ

Стратегия бизнеса компании предполагает прямую работу с конечными покупателями, а также обеспечение клиентов комплексными бизнес-решениями, которые включают в себя не только продажу оборудования, но и консалтинговые услуги, сервисное обслуживание техники, подбор и поставку запчастей, предоставление гибких финансовых решений (различные схемы лизинга оборудования и т. п.).

В 2006 г. мировой оборот Zeppelin составил 1 млрд. 860 млн. евро. В планах «Цеппелин Украина» до 2010 год — увеличить объем поставок в Украину до 500 единиц техники в год, создать полную сеть филиалов по всей Украине, включающих сервисные базы, мастерские и склады для оперативного обслуживания клиентов.

До внедрения системы управления ресурсами предприятия координация между подразделениями «Цеппелин Украина» была невысокой. Каждое подразделение относительно самостоятельно двигалось к своим целям, которые не всегда сопоставлялись со стратегическими целями компании. Данные для учёта продаж и поставок оборудования хранились в Excel и при возрастающем объёме продаж становилось всё труднее отслеживать взаимоотношения с клиентами посредством обмена Excel-файлами.

Отметим и то, что растущее количество техники, поставляемой «Цеппелин Украина» в Украину, повлекло за собой увеличение потребности в запасных частях. Между тем, складской учет велся в программе местного производства, которая не соответствовала требованиям бизнеса, включая требования по безопасности.

Для повышения качества обслуживания постоянно растущего числа клиентов и усиления контроля за ресурсами возникла необходимость консолидировать данные, разнесенные по трем изолированным базам данных, повысить скорость обработки заказов и входящей документации, отслеживать и оптимально распределять запасы на региональных складах. В качестве одного из главных инструментов для достижения поставленных целей, а также обеспечения динамичного роста своего бизнеса компания выбрала внедрение информационной системы управления предприятием.

РЕШЕНИЕ

После анализа существующего состояния и стратегических целей компании был сформирован пакет требований к информационной системе, который стал основой для выбора как продукта, так и вендора. Планировалось, что с помощью системы сотрудники компании должны решать следующие задачи:

  • эффективно вести базу данных клиентов и иметь в своем распоряжении информацию о клиентах, истории продаж и приоритетах;
  • оптимизировать обмен информацией между отделами продаж, запчастей, сервиса и аренды;
  • оценивать эффективность продаж, маркетинговых кампаний, причины выигрышапроигрыша сделок и пр.

Решение указанных проблем компания первоначально видела во внедрении СRM-системы. Однако, проанализировав несколько предложений, присутствующих на рынке, руководство поняло, что функционала дешевых CRM-систем недостаточно для решения задач компании. В результате была выбрана система Microsoft Dynamics NAV, как решение с оптимальным сочетанием стоимости, функциональности и скорости внедрения.

Проект внедрения выполняла компания Innoware (Золотой сертифицированный партнер Microsoft Dynamics). Проект был начат в июне 2006 г. В нем приняли участие 15 сотрудников Innoware (включая генерального директора компании). Большинство задействованных в проекте специалистов Innoware — консультанты и разработчики, специализирующиеся на Microsoft Dynamics NAV. За счет использования уникальной авторской методологии внедрения IW URM (Unique Reliable Method), а также собственных отраслевых решений для автодистрибуторов IW Auto и IW Parts на базе Microsoft Dynamics NAV, компании удалось внедрить решение в сжатые сроки (за пять месяцев) и обеспечить выполнение задачи, поставленной клиентом. Использование готовых решений позволяет внедрить проект в наименьшие сроки, снижает нагрузку на участников и число ошибок, помогает повысить управляемость. Все это позволяет сэкономить средства клиента на внедрение ERP-системы.

Помимо специалистов компании-внедренца к работе над проектом привлекались специалисты из «Цеппелин Украина». Всего со стороны клиента в реализации проекта участвовало более десяти человек из различных отделов (в т. ч. по одному — из отдела продаж и финансового отдела, по четыре — из отдела запасных частей и из отдела сервиса), причем трое из них — на постоянной основе. Кроме того, в ходе проекта проводились еженедельные собрания руководителей отделов и подразделений, а также проходило обучение пользователей будущей системы.

На первом этапе были объединены все существовавшие ранее разрозненные базы клиентов, складов, заказов, что заняло достаточно много времени. Одновременно настраивалось аппаратное обеспечение для работы с единой базой и терминальными подключениями.

Затем при участии консультантов компании Innoware было внедрено решение на базе Microsoft Dynamics NAV. Под нужды компании «Цеппелин Украина» была настроена функциональность таких стандартных модулей:

  • CRM — управление взаимоотношениями с клиентами;
  • Продажи и маркетинг;
  • Покупки;
  • Сервис;
  • Планирование ресурсов;
  • Склад.

Поскольку стандартных модулей Microsoft Dynamics NAV оказалось недостаточно для решения всех задач, поставленных перед консультантом, в «Цеппелин Украина» были внедрены отдельные модули отраслевых решений IW Auto и IW Parts, разработанных компанией Innoware для дистрибуторов автомобильной техники и запчастей соответственно.

Отметим, что внедрение модулей решения IW Parts позволило снизить среднее время создания документов о приходе с двух рабочих дней до 1,5 часов (!) за счет единичного ручного ввода информации (это при достаточно широком товарном ассортименте — порядка 2,2 млн. позиций). IW Parts предлагает весь набор необходимых пользователям инструментов управления бизнесом с учетом отраслевой специфики. Так, в ключевой для себя отрасли (логистике) дистрибутор запчастей сможет управлять сотнями номенклатурных позиций благодаря расчету потребности в товарах (MRP), что позволяет в каждый момент времени выполнить закупку и / или перемещение запчастей для обеспечения текущей потребности.

Указанные расчеты формируются в соответствии с алгоритмом, который может включать в себя целый ряд параметров: минимальный и максимальный запас на складе, срок поставки, минимальное количество заказов у поставщика и загрузка транспорта, уже открытые заказы на продажи, ABC- и XYZ-анализ и т. п. Использование такого инструмента позволяет сократить складские запасы на 5-10 %, сохранив положительный рост уровня продаж.

Кроме того, дополнительной оптимизации можно достичь благодаря организации адресного складского хранения. IW Parts автоматически распределит запчасти по зонам и секциям, тем самым уменьшая требования к персоналу и увеличивая скорость подбора товаров. При этом решение дает возможность вести учет всех запчастей по серийным номерам, использовать замены, альтернативные коды производителей, модификации, разные группировки и т. п. А функциональность управления финансами дает возможность вести несколько видов учета (бухгалтерский, налоговый, управленческий, международный), бюджетировать и проводить анализ финансовой информации любой сложности.

Для обеспечения оперативности работы всех сотрудников компании был также настроен доступ к системе с мобильных устройств. Теперь доступ к данным можно получать из любой точки страны, что особенно ценно для сотрудников, выезжающих для оформления заказа в другие регионы Украины. Раньше заявки на закупки приходилось оформлять на бумаге, а затем вручную переносить в базу данных.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Внедрение Microsoft Dynamics NAV усилило основное конкурентное преимущество компании «Цеппелин Украина», которая, изначально являясь дистрибутором спецтехники, стремится предоставлять своим клиентам комплексные решения, включающие в себя предпродажный консалтинг, сервисное обслуживание и замену запчастей. Автоматизация бизнес-процессов в «Цеппелин Украина» позволила решить такие задачи.

Доступность всей необходимой информации каждому сотруднику компании. Была создана единая база данных (клиенты, заказы, линейка товаров) с терминальным доступом. Теперь компании не нужно по несколько раз в день вручную обмениваться базами данных между филиалами и удаленными складами, что уменьшает возможность ошибок и потери данных. Кроме того, сотрудники компании теперь могут получать доступ к системе с мобильных устройств из любой точки земного шара.

Усиление контроля за состоянием заказов клиентов по срокам. Все недостающие запчасти, фигурирующие в заказах клиентов и службы сервиса, автоматически консолидируются в зависимости от типа и срочности. При этом минимизируется возможность ошибки сотрудника при заказе. Статусы прохождения заказов по логистической цепочке отражаются в системе визуально и доступны для просмотра для всех заинтересованных сотрудников.

Система отображает информацию о времени предполагаемого поступления запчастей на соответствующий склад, что позволяет своевременно информировать об этом клиентов. Кроме того, она позволяет определить возможность перемещения недостающих запчастей с любого из складов на территории Украины, где они имеются в наличии. Немаловажно, что данная информация становится доступной прямо на момент размещения заказа клиента на систему.

Оптимизация ассортимента по складам, сокращение затрат на доставку и хранение. При пополнении складов можно произвести автоматический расчет количества и ассортимента запчастей: в разрезе поставщика и отдельного склада, региона, компании в целом. При регулярном использовании система позволяет наполнять склады именно тем ассортиментом и в том количестве, которое необходимо для конкретного региона. Система также дает возможность увеличить количество моментально удовлетворяемых заявок без увеличения инвентарных запасов. Благодаря этому сократились транспортные затраты на срочную доставку запчастей самолетом. Стало возможно точно рассчитать минимальный и максимальный запас на складе, сократить стоимость хранения и избежать накопления чрезмерных запасов.

Улучшение инвентаризационного контроля. Сотрудники могут проводить моментальные частичные инвентаризации, просматривая актуальную информацию о фактическом наличии запчастей на каждом складе. Система также позволяет получать точную информацию о товарах в пути, о выданных механикам на проведение ремонтов и т. д.

Облегчение ведения документооборота. Благодаря принципу единичного ввода снизилось число ошибок при вводе данных. Заказ клиентов автоматически преобразовывается в заказ поставщику, затем в инвойс, таможенную декларацию, приходную накладную, размещение на складе, перемещение на региональный и подчиненный склад, в расходную и налоговую накладные. Сквозной характер документооборота позволяет не только сократить время на его создание, а также отследить корректную себестоимость любой запчасти в автоматическом режиме. Как результат, компания способна правильно организовать процессы ценообразования, формирования различных типов скидок и специальных ассортиментных и пакетных предложений. Например, менеджер может отследить путь запчасти от заказа до продажи через всю цепочку документов и сформировать корректную себестоимость с учетом всех накладных расходов.

Облегчение работы службам сервиса в разрезе заказа запчастей. Все заинтересованные лица моментально могут получить информацию о статусе заказа и времени его выполнения. Так, система позволяет своевременно планировать работу механиков. Менеджеры, в свою очередь, получают автоматические уведомления о поступлении запчастей по конкретному заказ-наряду в момент размещения запчастей на соответствующем складе.

Упрощение процедур ценообразования. Система дала возможность формировать индивидуальные цены для каждого конкретного клиента независимо от объемов каталогов и количества поставщиков. Стало возможным создание индивидуальных пакетов скидок для конкретного клиента по всему ассортименту или только для его части. Представительства компании могут обновлять локальные цены по каждому поставщику индивидуально с учетом специфики его ценообразования. Наконец, менеджеры получили возможность формирования специальных предложений, ограниченных по времени и ассортименту, без дополнительного администрирования в дальнейшем.

Отчетность и аналитика. Система позволяет формировать отчетность по любым измерениям и в любых комбинациях, что особенно ценно при подготовке финансовых предложений клиенту по комплексным решениям. Менеджер в любой момент может просмотреть и проанализировать сроки исполнения заказов, состояние и обороты складов в разрезе поставщика, региона, типа заказа и т. д., а также получить отчет по «мертвым» запасам. Система позволяет производить анализ продаж для формирования маркетинговых кампаний по каждому конкретному региону, виду продукта, клиенту, а также анализ выигранных и проигранных сделок. Иными словами, после внедрения менеджерам стало проще принимать осознанные управленческие решения, основываясь на отчетности, отражающей конкретный срез в работе компании.

В ближайших планах «Цеппелин Украина» — внедрение дополнительных модулей и расширение набора средств бизнес-аналитики.

Олег АндриенкоОлег Андриенко, Project Management Professional
руководитель проекта,
компания Innoware

2008.02.19
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".