СЭД и повышение стоимости бизнеса

В ходе выставки Docflow 2007 состоялся круглый стол, посвященный актуальным проблемам работы организаций с документами в современных условиях. Участниками состоявшейся дискуссии стали специалисты ведущих компаний. Одной из рассматривавшихся тем было влияние систем электронного документооборота (СЭД) на бизнес.

Татьяна Чефранова, директор по маркетингу (InfoPlus):

Для любого собственника важна, прежде всего, прозрачность его бизнеса и оптимизация бизнес-процессов. Он, естественно, хочет контролировать то, как его бизнес функционирует. И СЭД как раз позволяет ему это сделать. С ее помощью можно увидеть поток электронных документов, кто, где и как их создал и каков маршрут прохождения. У собственника появляется возможность проследить за финансовыми потоками. У него перед глазами появляется полная картина того, что происходит в его компании. Он меньше времени тратит на поиск нужной информации и быстрее принимает правильные решения.

Антон Малышенко, заместитель директора по корпоративным вопросам ("Аркада"):

С точки зрения собственника одной из главных особенностей СЭД является то, что, описывая бизнес-процессы, она позволяет навести порядок как в офисном, так и в технологическом документообороте, составить определенный регламент прохождения. Можно проанализировать существующий опыт и заставить людей работать в определенном цикле, общаясь с другими подразделениями и обмениваясь сообщениями при рассмотрении и согласовании документов. Это можно делать в свободном режиме или по заданным маршрутам.

Затраты на внедрение и заработную плату окупаются знанием того, что и как делать (меньше времени уходит на согласование, поиск и печать документов). Хотя изначально СЭД – это затраты (на само ПО, на внедрение).

Проанализировав ряд наших внедрений, мы пришли к такому выводу: чем грамотней руководство, чем больше оно дорожит сотрудниками, чем выше оплата труда, тем быстрее и качественнее внедряются СЭД, тем быстрее руководство получает отдачу.

И чем больше влияние руководства на внедрение, тем большую отдачу дает инструмент. Поскольку при внедрении прописываются определенные процедуры, то для собственника увеличивается устойчивость бизнеса: люди приходят и уходят, а процедуры и регламент работы остаются. Таким образом, мы добиваемся независимости от персонала.

Наталья Минина, ведущий консультант департамента задач управления персоналом ("Информационные технологии"):

При автоматизации управления документооборотом не достаточно просто перенести все бизнес-процессы в СЭД, тогда получим то же самое, но в электронном виде. Руководителям интересно получать консалтинговые услуги, которые оказываются в ходе внедрения. Автоматизация должна приводить к регламентированию всех бизнес-процессов на предприятии и их улучшению.

Второе, что хочется отметить, – с помощью СЭД увеличивается скорость принятия решения. Даже находясь в другой стране, руководитель сможет получить доступ к документам своей компании, что позволит ему гораздо быстрее отреагировать на появление важных документов. А от быстроты реакции могут зависеть и дорогостоящие контракты.

Третье – прибыль можно увеличить за счет уменьшения затрат на оборудование и площади, на которых хранятся документы, наконец, на элементарные канцтовары.

Татьяна Чефранова:

Я бы еще упомянула об аналитике и статистике. В разработанной нами системе можно получить огромное количество справок, как статистических, так и аналитических. И это очень важно для руководителя и дальнейшего принятия решений.

Виктор Черкасов, директор департамента заказного программного обеспечения ("Квазар-Микро"):

Я бы хотел заострить внимание на управляемости. Ведь организационно-распределительные документы для того и существуют, чтобы с их помощью управлять. Любой руководитель получает в лице СЭД хороший инструмент, позволяющий видеть, какие его решения выполнены, а какие выполняются с нарушением сроков. Можно сразу оценить, насколько эффективен его механизм управления своими подчиненными.

Еще один немаловажный аспект – безопасность. Мы собираем документы в одном месте, организовываем их резервное копирование, строим соответствующие системы, которые обеспечивают сохранность этих документов, а также организовываем регламентированный доступ к ним. В результате документы не валяются на столах, где их можно посмотреть, они не размножаются хаотически (соответственно, не попадают в руки тем людям, которые не должны их видеть). И если готовится важный проект контракта, то есть и инструмент, который уменьшает риски распространения внутренней информации предприятия во внешнюю среду.

Татьяна Чефранова:

Хочу добавить, что безопасность очень важна не только для коммерческих компаний, но и для государственных организаций. Поэтому безопасность, которую дает СЭД-система – это сильное оружие в руках собственника.

Виктор Черкасов:

Статистика показывает, что если у человека 70 % времени занимает работа с документами, то ежегодно он теряет до 140 часов только на поиск документов в бумажных архивах. В электронных системах этот поиск займет всего несколько минут. Переведя человеко-часы в деньги, получаем серьезную экономию только от поиска. Для собственников это означает повышение коэффициента полезного действия его сотрудников.

Полную версию публикации читайте в журнале "Корпоративные системы" № 5 '2007 г.

2007.10.17
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".