Система управления оптовой торговлей в ООО "Ависметиз"

Объект автоматизации

Компания "Ависметиз" является одним из лидеров рынка метрического и строительного крепежа и обслуживает широкую сеть постоянных клиентов в различных регионах Украины. Основной бизнес-процесс – продажа со склада.

Характерные особенности:

  • большой ассортимент продукции (10000 наименований);
  • территориально удаленный от центрального офиса (Киев) распределительный склад;
  • сеть филиалов с локальными складами (Тернополь, Полтава, Донецк, Харьков, Сумы и Запорожье);
  • около 14000 клиентов в Украине.

На момент принятия решения о внедрении новой системы автоматизации использовалась программа "Дебет+".

Выбор программы

Основные требования к новой программе:

  • возможность в режиме реального времени и в единой базе данных вести оперативный учет деятельности всех подразделений компании;
  • наличие механизмов распределительной логистики для поддержания на заданном уровне и в необходимом ассортименте товарных запасов на центральном складе и на складах филиалов;
  • поддержка адресного складского хранения, различных единиц измерения, фасовки;
  • возможность расчета рентабельности и маржинального дохода различных центров прибылей.

Факторы, повлиявшие на принятие решения в пользу Системы управления предприятием DeloPro 3.0 (в дальнейшем Система):

  • 3-уровневая архитектура "клиент-сервер" с тонким клиентом (Web-браузером) обеспечивает работу в единой базе данных удаленных подразделений;
  • лицензия без ограничения числа пользователей, низкие требования к аппаратной части рабочих мест, использование условно-бесплатного ПО на сервере и рабочих местах;
  • минимальный объем требуемых доработок функциональности Системы;
  • открытость решения – получение исходного кода, обмен данными с другими программами (Excel, "Дебет+");
  • простота обслуживания и масштабирования.

Проект автоматизации компании "Ависметиз"

Внедрение выполнялось консультантами компании "Ксиком Сервис" с использованием оригинальной методологии, основанной на международных стандартах управления проектами и максимально использующей технологические и функциональные возможности Системы. Для обучения членов команды внедрения, выполнения настроек Системы, решения оперативных вопросов и во время проведения рабочих встреч по проекту использовался дистанционный доступ к базе данных клиента из офиса "Ксиком Сервис".

Команда внедрения. Управляющий комитет – коммерческий директор компании "Ависметиз" (руководитель проекта) и архитектор проекта от "Ксиком Сервис". В команду внедрения вошли ключевые пользователи отделов продаж и логистики, а также консультант от "Ксиком Сервис".

Цели и задачи. Основная цель проекта – обеспечение работы центрального офиса компании "Ависметиз" и ее удаленных подразделений в режиме on-line и в единой базе данных. При этом необходимо было решить ряд задач, связанных с управлением оптовыми продажами строительного крепежа, в частности, оптимизировать процессы распределительной логистики и закупок товаров для поддержания надлежащего уровня складских запасов.

Конфигурация Системы. Для решения поставленных задач использовался функционал конфигурации "Торговля" и подсистемы "Автотранспорт и Доставка".


Разработка проекта автоматизации

Предварительный проект. По итогам серии рабочих встреч архитектор проекта разработал модель корпорации, в состав которой входят Структура ЦФО и Операционная бизнес-модель, структуры каталога товаров, модели ценообразования, классификации затрат, формирования себестоимости, а также перечень базовых отчетов. Были сформированы блок-схемы бизнес-процессов (БП) "как будет" в разрезе бизнес-операций (БО) Системы и ролевые инструкции пользователей.

Отработка бизнес-процессов на тестовых данных. Проводилась ключевыми пользователями Системы на основе ролевых инструкций под руководством консультанта. В результате были выявлены упущения реализованной модели БП, сформирован перечень доработок проекта и функциональности Системы.

Компания "Ксиком Сервис" выполнила необходимые доработки функциональности Системы, связанные со взаимодействиями объектов операционной логистики и формированием прямых расходов по закупкам.

Окончательный проект. Архитектор проекта внес соответствующие изменения в инструкции пользователей. Консультантом были введены в базу данных все пользователи, заданы индивидуальные права доступа к объектам Системы и значения по умолчанию в соответствии с их ролями в БП. Для каждой роли определены права на функции Системы. Настроены индивидуальные отчеты пользователей и сформированы регламенты для обеспечения контроля полноты и целостности автоматизируемых БП.

Продолжительность этапа проектирования составила 4 месяца.

Внедрение ПО в соответствии с проектом автоматизации

Подготовка данных и обучение пользователей. При содействии руководителя проекта консультант обеспечил методологическую и технологическую поддержку выполнения работ по подготовке и вводу исторических и стартовых данных, настройке объектов Системы, шаблонов документов, заданию прав доступа. Обучение пользователей проводилось с использованием инструкций как персонально, так и в форме командной игры.

Работы этапа были выполнены за 2,5 месяца.

Опытная эксплуатация. Компания "Ависметиз" начала работу в Системе вместе с филиалами. В течение 1-го месяца работы учет велся параллельно в программе "Дебет+". Консультант обеспечивал начальную поддержку пользователей, исправлял последствия ошибок и неправильных действий, допускаемых персоналом.

Запуск в промышленную эксплуатацию. Была проведена инвентаризация на складах и введены остатки на начало месяца. Компания "Ависметиз" начала полноценную работу в Системе. Для ведения бухгалтерского учета был обеспечен экспорт данных в программу "Дебет+".

Результаты проекта

Цели и задачи, которые ставились перед проектом автоматизации, выполнены в полном объеме при хорошем соотношении функционал-цена-качество. На сегодняшний день в Системе работают 60 пользователей. Весь цикл работ, с момента старта до запуска Системы в промышленную эксплуатацию, занял 5 месяцев в полном соответствии с Планом-графиком работ.

Мнение

С.А. Мозгунов, коммерческий директор компании "Ависметиз":
С помощью Системы DeloPro 3.0 создано единое информационное поле в территориально распределенном бизнесе компании "Ависметиз", что качественно изменило достоверность и доступность информации. Мы видим движение денег и товаров в реальном времени, удалось наладить безошибочную централизованную выписку налоговых накладных. Для продавцов стали доступными реальные складские остатки. Стало возможным своевременно выявлять пересортицу на складах, предотвращать хищения, контролировать целостность выполнения бизнес-процессов. Мы получили инструменты для построения прозрачной системы ценообразования, контроля непрайсовых продаж и корректной оценки доходности сделок, контроля закупочных цен, отслеживания условий поставок и структуры продаж. Появилась возможность оперативного управления дебиторской задолженностью с автоматической блокировкой отгрузок при превышении глубины и срока кредита.

2007.11.20
19.03.2009
В IV квартале 2008 г. украинский рынок серверов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года сократился в денежном выражении на 34% – до $30 млн (в ценах для конечных пользователей), а за весь календарный год – более чем на 5%, до 132 млн долл.


12.03.2009
4 марта в Киеве компания Telco провела конференцию "Инновационные телекоммуникации", посвященную новым эффективным телекоммуникационным технологиям для решения задач современного бизнеса.


05.03.2009
25 февраля в Киеве компания IBM, при информационной поддержке "1С" и Canonical, провела конференцию "Как сохранить деньги в условиях кризиса?"


26.02.2009
18-19 февраля в Киеве прошел юбилейный съезд ИТ-директоров Украины. Участниками данного мероприятия стали ИТ-директора, ИТ-менеджеры, поставщики ИТ-решений из Киева, Николаева, Днепропетровска, Чернигова и других городов Украины...


19.02.2009
10 февраля в Киеве состоялась пресс-конференция, посвященная итогам деятельности компании "DiaWest – Комп’ютерний світ" в 2008 году.


12.02.2009
С 5 февраля 2009 г. в Киеве начали работу учебные курсы по использованию услуг "электронного предприятия/ учреждения" на базе сети информационно-маркетинговых центров (ИМЦ).


04.02.2009
29 января 2009 года в редакции еженедельника "Computer World/Украина" состоялось награждение победителей акции "Оформи подписку – получи приз!".


29.01.2009
22 января в Киеве компания "МУК" и представительство компании Cisco в Украине провели семинар для партнеров "Обзор продуктов и решений Cisco Small Business"

 

 
 
Copyright © 1997-2008 ИД "Комиздат".